Бизнес-ассистент руководителя/Executive Assistant

Описание

Крупное Архитектурное бюро, уже более 15 лет разрабатывает эксклюзивные интерьеры LUX-класса под ключ, работает с ведущими мировыми брендами и фабриками (Америка, Италия, Китай и тд.) в поисках "Бизнес-ассистента". Роль в системе управления:Это сильный Executive / Business Assistant — фактически «правая рука» собственника, которая помогает управлять его задачами, информационным потоком и исполнением поручений по нескольким направлениям бизнеса. Главная цель позиции — снять с собственника необходимость держать в голове десятки проектов, поручений, дедлайнов и регулярных циклов. Всё, что собственник сказал, поручил или договорился сделать, должно быть зафиксировано, поставлено на контроль и доведено до результата. К собственнику вопрос должен возвращаться тогда, когда действительно требуется его решение или личное участие. Обязанности: 1. Управление задачами собственника-Ведение единого реестра задач собственника (полный контроль и управление, напоминания, информирование)-Постановка поручений исполнителя со сроками.-Управление всеми циклами текущих открытых задач собственника до полного закрытия с получением результата.2. Контроль исполнения поручений-Самостоятельно связываться с исполнителями, руководителями проектов, подразделений и подрядчиками, запрашивать статус, результат и причины задержки.-При необходимости помогать исполнителю сдвинуть задачу: состыковать людей, собрать информацию, запросить документы, организовать встречу. 3. Совещания и выезды-Регулярно сопровождать собственника на выездах на объекты — ориентировочно 3 дня в неделю (МСК и МСК область), а также присутствовать на ключевых совещаниях.-Контроль и управление всеми этапами:«До встречи» (запросить повестку, понять цель встречи, собрать необходимые материалы и участников, проверить, какие поручения были даны на предыдущей встрече и что из них выполнено.«Во время встречи»: организовать запись с использованием AI-инструментов, фиксировать решения, договорённости, поручения, ответственных и сроки.«После встречи»: подготовить короткое содержательное summary, перенести задачи в единую систему контроля и начать follow-up.К следующему совещанию полноценное понимание: что было поручено, что выполнено, что просрочено, где возникла проблема и где требуется участие собственника. 4. Управление входящим потоком и временем собственника-Ассистент, как единое координационное окно для значительной части внутренних запросов к собственнику.-Задача —защищать время собственника, а не создавать бюрократический барьер.-Понимание цели и потребности запрашиваемых встреч сотрудниками.-Организация необходимых встреч с собственником, аргументация цели и разъяснение контекста встреч. 5. Подготовка встреч-Организация встреч с рабочими группами, руководителями проектов, подрядчиками, кандидатами, потенциальными клиентами и партнёрами.-Информирование собственника перед встречей:-Повестка, участники, цели и задачи встречи, ожидаемое решение по итогу встречи с участниками. 6. Регулярная управленческая отчётность-Вести календарь регулярных управленческих циклов задач, проектов.-Сроки, статусы проектов, отчётность закупок, маркетинга, строительного направления, бюро и других направлений.-Запрос необходимых отчётов, контроль их готовности, направление собственнику. 7. Операционные поручения собственникаЭто отдельная и важная часть работы.Быстро подхватывать небольшие, но требующие решения задачи, которые постоянно возникают в течение дня у собственника.Главный принцип: если задача не требует личного решения собственника, ассистент должен стремиться организовать её выполнение самостоятельно и вернуться уже с результатом. Требования: Законченное высшее образование Опыт от 5 лет в должности Executive Assistant / Business Assistant у собственника, CEO, управляющего партнёра с сильным административно-операционным опытом. Опыт работы в сфере, где одновременно идёт большое количество проектов: девелопмент, строительство, архитектура, консалтинг, инвестиции, проектный бизнес. Ключевое качество — способность спрашивать результат с людей. Корректно, профессионально, но настойчиво. Высокая системность, хорошая память на контекст, внимание к деталям и способность одновременно держать большое количество открытых циклов задач. Умение быстро погружаться в незнакомую тему, задавать правильные вопросы и отличать действительно важное от информационного шума. Очень важны высокая скорость работы, психологическая зрелость, спокойствие при постоянно меняющемся расписании, отличная письменная и устная коммуникация. Обязательно уверенное владение современными AI-инструментами для записи и анализа встреч, а также системами управления задачами. Высокая конфиденциальность, такт и готовность регулярно ездить вместе с собственником по Москве и Московской области. Знание английского языка будет преимуществом, но не является обязательным требованием; Блестящее владение русским языком, как устным, так и письменным; Отличные знания: CRM, excel, презентации, goole-документы, сервисы управления задачами, мессенджеры; Условия: Оформление по ТК РФ; График работы: пн-пт, выходные - сб, вс, не нормированный рабочий день; Прямое подчинение собственнику компании; Высокий уровень зарплаты, оговаривается индивидуально с руководителем на интервью; Офис с дизайнерским интерьером в центре Москвы;