Офис-менеджер / бизнес-ассистент

Описание

О компании:

Группа компаний АСП более 11 лет работает на рынке комплексной логистики и грузоперевозок. Мы строим логистические решения под самые сложные задачи клиентов: международные маршруты, железнодорожные перевозки, аренда спецтехники и поставка строительных материалов для инфраструктурных проектов. Наш подход - оптимальные схемы и эффективная координация на всех этапах, что позволяет снижать затраты и выдерживать сроки даже в непростых условиях.

Команда АСП работает с крупными промышленными и строительными проектами, в том числе по поставке грузов и спецтехники для объектов федерального уровня. Мы ценим системность, профессионализм и способность специалистов влиять на развитие операционной модели компании.

Зоны ответственности:

1. Административная и офисная поддержка бизнеса
2. Документооборот и взаимодействие с бухгалтерией и контрагентами
3. Организационная поддержка руководства
4. Координация сервисных, представительских и тревел-задач

Организовывать и поддерживать документооборот компании: договоры, первичные документы, ведение реестра, архивов, работа в ЭДО, отправка почты.

Обеспечивать стабильную работу офиса и административных процессов: подрядчики, сервисы, корреспонденция, инфраструктура.

Оказывать организационную и административную поддержку руководителю: исполнение поручений, контроль сроков, подготовка информации.

Организовывать встречи, переговоры и деловые мероприятия: бронирование площадок, ресторанов, организация доставок и представительских задач.

Обеспечивать тревел-поддержку руководства и сотрудников: командировки, билеты, проживание, логистика поездок.

Взаимодействовать с бухгалтерией по вопросам передачи и корректности документов.

Поддерживать порядок и прозрачность в электронных папках, учетных и административных системах (1С, ЭДО и др.).

Профессиональные требования:

• Опыт работы офис-менеджером, бизнес-ассистентом или в аналогичной административной роли от 1 2 лет.
• Практический опыт ведения документооборота и работы с первичными документами.
• Уверенная работа с 1С, системами ЭДО (СБИС / Контур), офисными программами.
• Навыки деловой переписки и взаимодействия с контрагентами и подрядчиками.
• Умение работать с несколькими задачами и потоками информации одновременно.

Личные качества:

• Системность и организованность.
• Высокая ответственность за результат и соблюдение сроков.
• Проактивность и умение предугадывать потребности руководства.
• Внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами.
• Спокойствие и устойчивость при высокой загрузке.
• Коммуникабельность и тактичность в работе с людьми.

Условия:

Оформление по ТК РФ.

Уровень дохода: 45 000

График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00.

Работа в офисе: г. Калининград, ул. Дзержинского, 136.

Прямое взаимодействие с руководством компании (в т.ч. в дистанционном формат).

Возможность влиять на выстраивание административных и офисных процессов.