Офис-менеджер

Описание

О компании:Мы — динамично развивающаяся инжиниринговая компания. Наша специализация — комплексные решения в области проектирования, монтажа и обслуживания инженерных систем. Мы ценим порядок, точность и инициативность. В связи с расширением штата мы ищем ответственного специалиста главным организатором офисной жизни. Условия работы: График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00, суббота и воскресенье — выходные дни. Заработная плата: 45 000 рублей (фикс). Место работы: г. Пермь, Свердловский район (удобная транспортная развязка, парковка). Перспективы: Возможность профессионального развития и карьерного роста внутри компании (в т.ч. переход в смежные отделы — закупки, договорной отдел, административный менеджмент). Ключевые обязанности:Административная поддержка руководства и офиса: Прием и распределение входящих телефонных звонков, работа с электронной почтой. Заказ канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей и расходных материалов. Организация корпоративных чаепитий, закупка продуктов для кухни (чай, кофе). Контроль работоспособности офисной техники (МФУ, принтеры), своевременный вызов мастера и заправка картриджей. Помощь и освоение навыков кадрового документооборота. Документооборот и делопроизводство: Ведение полного цикла делопроизводства: регистрация, учет и контроль исполнения входящей/исходящей корреспонденции (в том числе в электронных системах, опыт работы с 1С:Документооборот будет преимуществом). Подготовка деловых писем, служебных записок, приказов и распоряжений. Ведение архива документов компании. Организационная поддержка: Календарное планирование рабочего дня, организация встреч и совещаний. Подготовка материалов к совещаниям (раздаточный материал, презентации, сбор отчетов) и ведение протоколов встреч с фиксацией решений. Полное бронирование и организация командировок: заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц, оформление командировочных. Специфические задачи в инжиниринге: Подготовка и комплектация пакетов документов для участия в тендерах и конкурсных процедурах (по готовым шаблонам). Помощь в подготовке договорной документации: проверка реквизитов, сканирование, подписание и рассылка контрагентам. (В редких случаях) Работа с проектной документацией (чертежами) — помощь в печати, сортировке и брошюровке больших форматов. Требования к кандидату: Опыт работы в должности секретаря, помощника руководителя или администратора от 1 года (рассматриваем кандидатов с опытом в инжиниринге, строительстве или производстве в приоритете). Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook), знание офисной оргтехники. Грамотная устная и письменная речь (русский язык). Навыки делового этикета, опрятный внешний вид. Стрессоустойчивость, многозадачность, внимательность к деталям. Будет преимуществом: знание 1С: Документооборот или аналогичных ЭДО. Мы предлагаем: Дружный коллектив и прозрачные процессы работы. Стабильность. Просторный оборудованный офис в Свердловском районе. Карьерный рост.