Секретарь-референт

Описание

Обязанности: Ведение делопроизводства: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль сроков исполнения документов, формирование и хранение архива, формирование номенклатуры дел предприятия, отправка корреспонденции. Подготовка документов (приказы, служебные записки, письма, протоколы совещаний) в соответствии с требованиями ГОСТ и внутренними регламентами компании. Организация рабочего времени руководителя: ведение календаря, планирование встреч, согласование времени с участниками, напоминания. Координация внутренних и внешних коммуникаций: приём и распределение телефонных звонков, обработка электронной почты, взаимодействие с отделами компании и внешними контрагентами. Подготовка материалов для совещаний и переговоров: сбор информации, составление справок, презентаций, тезисов по поручению руководителя. Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц, трансферов, подготовка пакета документов. Выполнение личных поручений руководителя в рамках должностных обязанностей. Приём посетителей, организация встреч, обеспечение комфортных условий для переговоров. Обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль наличия и своевременное пополнение канцтоваров, воды, кофе, чая и прочих расходных материалов в приёмной и кабинете руководителя; взаимодействие с поставщиками и сервисными службами по данным вопросам. Требования: Высшее или среднее профессиональное образование. Опыт работы секретарем, помощником или референтом от 3х лет. Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), знание систем электронного документооборота (например, 1С:Документооборот) — будет преимуществом. Грамотная устная и письменная речь, знание правил деловой переписки. Высокий уровень организованности, внимательность к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности. Стрессоустойчивость, тактичность, умение выстраивать коммуникацию с разными людьми. Знание основ документооборота . Условия: соц. пакет 5/2