Офис-менеджер

Описание

Административная поддержка работы офиса, организационно-исполнительская работа:

1. Поддержание порядка и чистоты в офисе, (контроль работы уборщиц).
2. Прием и распределение входящие звонков.
3. Регистрация и контроль исполнения поручений руководства.
4. Закупка ТМЦ для нужд офиса (канцтовары, мебель и прочее).
5. Соблюдение требования информационной безопасности в автоматизированных системах, обеспечение сохранности персональных данных сотрудников и клиентов Общества.
6. Поиск, обработка и предоставление информации во внешних источниках информации (контрагенты, сеть интернет) по запросам Руководства.
7. Ведение и актуализация различных списков, реестров и графиков.
8. Сбор данных от сотрудников статусов выполнения поставленных задач.
9. Организация проведения совещаний и контроль участия приглашенных сотрудников.
10. Ведение протоколов совещаний и их учет.
11. Взаимодействие с арендодателем по хозяйственным вопросам.
12. Контроль телефонной связи в компании (проверка баланса на телефонах, пополнение счетов телефонии и интернета).
13. Взаимодействие с типографиями по вопросу дизайна и печати рекламной продукции.
14. Поиск и подбор персонала (поиск кандидатов на различные вакансии, проведение первичных собеседований по телефону).
15. Периодические поездки по делам компании (почта, банк, гос. органы и т.д.).
16. Организация командировок сотрудников (бронирование билетов, гостиниц и т.д.).
17. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников.
18. Организация корпоративных мероприятий.
19. Ведение шоу-рума, инвентаризация товарных ценностей.
20. Прием гостей/партнеров (чай/кофе)

Ведение документооборота :

1. Отправка и получение корреспонденции, ведение её учета.
2. Подготовка проекты распорядительных (распоряжений, приказов) и других документов.
3. Ведение учета изданных приказов/распоряжений, контроль их исполнения сотрудниками.
4. Работа с бумажными документами: хранение, учет, согласование, ведение реестров, копирование, сканирование, сшивка, архивирование.
5. Внесение необходимых данных в различные информационные системы.
6. Регистрация, учет и хранение договоров по своему направлению деятельности.
7. Взаимодействие с контрагентами по сбору, согласованию документов с контрагентами.
8. Работа с первичными учетными документами (1С 8.2, тов. накладные, счета, проведение реализаций, оформление доверенностей).

Исполнение деловых функций: касса, логистика .

1. Участие в приеме платежей от физлиц, работа с ККМ.
2. Организация логистики (прием заказов, составление и оптимизация маршрутов для водителей, контроль начислений зарплаты водителям).
3. Работа с курьерскими службами и транспортными компаниями.

• Уверенное владение Microsoft Office.
• Навыки деловой переписки.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Аккуратность.
• Исполнительность.
• Ответственность.

• Рабочее место: г. Москва, ул.Касаткина 3А к.7
• Испытательный срок: месяца с момента выхода на работу.
• Отпуск 2 раза по 2 недели
• 5/2(9-18ч)