Офис-менеджер / Администратор офиса с функциями личного помощника руководителя

Описание

Обязанности:

1. Административная поддержка руководителя:

   • Полная административная и информационная поддержка руководителя, включая приём звонков и встречу посетителей, ведение графика и выполнение личных поручений;

   • Быстрый поиск и анализ информации по запросу с подготовкой краткого письменного отчёта.

2. Управление коммунальными услугами и ресурсами:

   • Взаимодействие с ресурсоснабжающими организациями (РСО), управляющими компаниями (УК) и ТСЖ;

   • Заключение и сопровождение договоров с РСО, УК/ТСЖ;

   • Передача показаний счетчиков, оплата счетов за коммунальные услуги;

   • Контроль сроков и ведение соответствующей отчётности.

3. Работа с арендой и арендаторами:

   • Полный цикл работы с договорами аренды: подготовка, контроль сроков, пролонгация;

   • Поиск новых арендаторов, проведение показов объектов, обсуждение условий;

   • Взаимодействие с действующими арендаторами;

   • Своевременное выставление счетов за аренду, подготовка актов.

4. Организация офисной жизнедеятельности:

   • Организация рабочего пространства и поддержание безупречного порядка в офисе, обеспечение соблюдения принципов организованности и эстетики;

   • Оперативное обеспечение бесперебойной работы офиса: своевременный заказ канцелярии, расходных материалов для оргтехники, воды и продуктов для кофе-брейков с поддержанием неснижаемого минимума по каждой позиции;

   • Взаимодействие с курьерскими и сервисными службами;

   • Приготовление и подача напитков руководителю и гостям офиса.

5. Работа с документами и оргтехникой:

   • Сканирование, копирование и распечатка документации различных форматов (от А4 до А0) и типов (doc, pdf, psd, dwg) на МФУ и плоттере;

   • Фальцовка, сборка и брошюрование распечатанной документации.

6. Административно-хозяйственная работа (АХО):

   • Взаимодействие с эксплуатирующим (ремонтным) подразделением;

   • Контроль за обслуживанием и исправным состоянием оргтехники;

   • Контроль за мастером чистоты, полив цветов и другие хозяйственные задачи.

7. Взаимодействие с бухгалтерией и подготовка документов:

   • Подготовка договоров, счетов и актов по основному направлению деятельности компании;

   • Взаимодействие с бухгалтерией по документам для первичной отчётности и счетам на оплату.

Требования:

• Высшее образование;

• Аналитический склад ума, идеальное знание Microsoft Word и Microsoft Excel;

• Опыт работы с системами электронного документооборота (ЭДО);

• Выраженная скрупулёзность и маниакальная педантичность в отношении порядка как в документах, так и в организации офисного пространства;

• Внимательное отношение к деталям, пунктуальность;

• Грамотная письменная и устная речь, коммуникабельность;

• Стрессоустойчивость и умение работать в динамичном режиме многозадачности;

• Инициативность и умение выполнять как рутинную, так и творческую работу;

• Уверенное пользование оргтехникой.

Условия:

• Стабильная, своевременная выплата заработной платы, официальное оформление;

• График работы: 5/2 с 09.00 до 19.00;

• Заработная плата: оклад от 80 000 рублей до 100 000 рублей (по результатам собеседования и результатов, показанных за время испытательного срока). На время испытательного срока (2 месяца) оклад составляет 80 000 рублей.