Менеджер-помощник руководителя-делопроизводство

Описание

Обязанности;
Соблюдение гайдлайна Компании.
Выполнение поручений руководителя в рамках должностных обязанностей и этики.
Организация рабочих процессов, создание и поддержание оптимальных рабочих условий в офисе.
Отслеживание состояния и обеспечение исправной работы офисного оборудования
Заказ канцелярских товаров, расходных материалов и всего необходимого для кофе-тайма
Контроль за чистотой в офисе.
Взаимодействие с УК арендодателя.
Взаимодействие с сотрудниками: передача информации и поручений, координация работы между отделами по указанию руководителя.
Взаимодействие с внешними контрагентами: партнерами, заказчиками, государственными органами.
Прием/отправка входящей/исходящей корреспонденции письма, приказы, распоряжения, служебные записки и других документов.
Ведение архива документов систематизация, хранение и оперативный поиск необходимых документов как бумажных, так и электронных.
Подготовка и проверка документов на соответствие стандартам перед подписанием руководителем.
Подготовка материалов - сбор информации, подготовка справок, отчетов, презентаций, докладов для руководителя.
Контроль и пополнение счетов сервисов, необходимых для ведения деятельности (Авито, Такси Максим, Газпромнефть-топливо и так далее)
Прием/отправка/подписание документов в ЭДО
Делопроизводство оформление договоров, смет, актов выполненных работ - КС-2, КС-3, М-29, приходных ордеров, исходящих писем, заявок, служебных записок, и других необходимых для ведения деятельности
Ведение реестра договоров
Ведение реестра счетов и платежей
Ведение сводных таблиц по Объектам
Мониторинг цен на материалы раз в месяц
Взаимодействие с контрагентами, запрос закрывающих документов (Акты, УПД, акты сверок) и передача их в бухгалтерию.
Передача необходимых документов в бухгалтерию для выставления счетов
Передача счетов в бухгалтерию для дальнейшей оплаты или предоставляем доступ в папку (вторник и четверг)
Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам приёма/увольнения сотрудников. Подготовка и передача документов
Подготовка рабочих мест для новых сотрудников

Объекты малого строения:
Отправка сметы на согласование Заказчику, а также направляем сообщество в VK с нашими работами и файл с описанием предоставляемого сервиса
Запрос паспортных данных для оформления договора
Прием Заказчиков в офисе, подписание, проведение оплаты

Требования:
Организованность и многозадачность:
Умение эффективно планировать время.
Коммуникабельность и тактичность:
Взаимодействие с людьми разного уровня от клиентов до топ-менеджеров.
Стрессоустойчивость:
Работа в условиях цейтнота и высокого давления.
Внимание к деталям:
Минимальное количество ошибок в документах и при передаче информации.
Инициативность:
Умение проявлять инициативу для улучшения и эффективности.
Лояльность и конфиденциальность:
Помощник это человек, которому доверяют коммерческую и личную информацию.
Технические навыки:
Свободное владение ПК (MS Office, электронная почта, умение работать с офисной техникой, знание систем электронного документооборота).
Грамотная устная и письменная речь.
Опрятный внешний вид.
Опыт более 3х лет в аналогичной должности обязательный.

Условия:

График работы 5/2 с 9:00-17:00

Заработная плата - договорная

Офис - БЦ Нобель

О компании:

Индивидуальный предприниматель 6 лет на рынке, занимаемся ремонтно-отделочными работами - большие объемы. Сотрудничаем с крупными Застройщиками и Генеральными подрядчиками города Тюмени и Кургана.