Офис-менеджер

Описание

Обязанности:

• Обеспечивает функционирования офиса: заказывает канцтовары, расходные материалы, воду и другие товары по поручению непосредственного руководителя.
• Контролирует работу курьерской службы и технического персонала. Организовывает доставки корреспонденции (через логистические компании и Почтой России).
• Принимает, и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию и звонки.
• Организовывает встречи, совещания и переговоры.
• Организовывает поездки и командировки: заказывает билеты, бронирует гостиницы и осуществляет иные задачи по поручению непосредственного руководителя.
• Ведет и оформляет административные протоколы совещаний.
• Копирует и сканирует служебную документацию.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Ведет учет, регистрацию приказов, договоров, доверенностей в системе электронного документооборота. Ведет соответствующие журналы регистрации. Обеспечивает надлежащее хранение административной документации и ее архивирование.
• Организовывает оформление пропусков всем сотрудникам Общества и приглашенным лицам.
• Организовывает и сопровождает представительские встречи Генерального директора и сотрудников с партнерами БиоДжет.
• Доставляет лично документы в Банки и другие организации, которые принимают документы только по Доверенности.

Требования:

• Образование не ниже среднего профессионального.
• Опыт работы офис-менеджером от года.
• Навыки работы с электронной почтой, ведения деловой переписки, проведения телефонных переговоров.
• Знание делового этикета и правил деловой коммуникации.
• Навыки планирования и организации встреч и мероприятий.
• Знание основ делопроизводства, организации документооборота, навыки работы с системами электронного документооборота.
• Точность и аккуратность в работе с документами, корреспонденцией и другими материалами.

Условия:

• Оформление по ТК, бессрочный трудовой договор.
• График 5/2 с 9:00 до 18:00.
• Оклад+ДМС после испытательного срока.