Помощник руководителя

Описание

• Встреча посетителей, чай / кофе руководителю и его гостям;
• Обработка входящих / исходящих звонков;
• Информационная поддержка руководителя, выполнение его поручений;
• Прием / отправка почтовых отправлений, в т.ч. курьерской службой экспресс-доставки корреспонденции;
• Обработка и регистрация входящей / исходящей корреспонденции и приказ по предприятию;
• Работа с внутренней документацией компании: отслеживание изменений в документах компании, приказах, распоряжениях, решениях, лицензиях, разрешениях и т.п. и актуализация их электронных версий;
• Ведение реестра договоров, приказов, распоряжений и решений;
• Взаимодействие со всеми подразделениями компании;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса, отслеживание и заказ расходных материалов по технике (принтер, плоттер);
• Покупка билетов (визовая поддержка, бронирование билетов, заказ гостиниц за границей и по РФ, организация индивидуальных туров);
• Работа по подготовке заседаний и совещаний: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте их проведения;
• Организация переговоров и встреч генерального директора;
• Контроль и предоставление отчетности исполнения распоряжений и поручений;
• Выполнение поручений Генерального директора
• Работа в Битрикс
• Организовывать корпоративные мероприятия, предварительно (ежемесячно) ознакамливать с информацией по Дням рождениям сотрудников, постоянных клиентов и деловых партнеров предприятия
• Организация питания для руководства. Подача чая, кофе
• Организация подарков (презентов) контрагентам к праздникам
• Организация детских подарков к Новому Году

Предоставление установленной отчетности:

• Отчет ПАО Вымпелком 10 числа каждого месяца с уведомлением о превышении.
• Справка по учету рабочего времени 1 числа каждого месяца.
• Отчет по опоздавшим сотрудникам ежедневно до 10:00 с объяснительными.
• Каждую пятницу контролирует исполнение отчета по входящей корреспонденции ответственными лицами.
• Табель учета рабочего времени подразделения Администрация и Отдел технического обслуживания
• Отчет по принятой и распределенной корреспонденции по предприятию не позднее 5-го числа следующего за отчетным.

Требования:

• Уверенный пользователь (Office, Outlook, Интернет, 1C документооборот обязательно) и знание оргтехники;
• Обязателен опыт работы в Битрикс24;
• Приветствуется юридическое образование;
• Проактивность, работа на опережение;
• Способность предложить сразу нескольких решений.

Личные качества: Исполнительность, ответственность, гибкость, коммуникабельность, уравновешенность, стрессоустойчивость, внимательность, хорошая память, доброжелательность, пунктуальность, хозяйственность, умение работать на результат, организованность, желание работать в многозадачном режиме, чувство юмора

Условия:

• График работы 5 дневная неделя (ненормированный рабочий день);
• Заработная плата: по результатам собеседования;
• Предоставление мобильной сотовой связи;
• Оформление по ТК РФ.