Специалист по документообороту/Делопроизводитель

Описание

ООО "РТК ИТ" входит в IT-кластер группы компаний ПАО "Ростелеком".

Мы ищем специалиста, который поможет обеспечить полный цикл сопровождения документов компании: от подготовки и согласования до подписания и архивирования, с контролем сроков и качеством содержания.

Основные задачи:

Ведение полного цикла работы с документами:

• подготовка и оформление документов (договора, доп.соглашения, акты, письма и пр.);
• регистрация и учет входящей/исходящей корреспонденции и внутренних документов;
• контроль статуса документов на всех этапах.

Сопровождение документов до подписания:

• отслеживание прохождения документов по маршруту согласования;
• организация и контроль процесса подписания (в том числе ЭДО, при наличии);
• взаимодействие с ответственными лицами для получения виз и подписей в срок.

Согласование документов:

• внутреннее согласование документов с подразделениями и руководителями;
• согласование с контрагентами (обмен правками, отслеживание версий, фиксация договоренностей);
• корректное оформление финальной версии документа.

Работа с содержанием документов:

• внимательное чтение и понимание сути документов;
• проверка корректности реквизитов, дат, сумм, согласованности формулировок;
• передача выявленных несоответствий/рисков ответственным сотрудникам (юристам, финансистам, руководителям и т.п.).

Архив и учет:

• формирование и поддержание системного архива документов (бумажного и/или электронного);
• обеспечение быстрого поиска нужных документов;
• соблюдение принятых в компании стандартов документооборота.

Требования:

• Опыт работы делопроизводителем / специалистом по документообороту / офис-менеджером с функцией работы с документами (желательно, но можно адаптировать под ваш уровень требований).
• Умение понимать содержание документов, а не просто формально их переоформлять.
• Внимательность к деталям, аккуратность, дисциплина в сроках.
• Навыки делового общения: корректная переписка и взаимодействие с внутренними заказчиками и контрагентами.
• Уверенное владение ПК, базовыми офисными программами; приветствуется опыт работы с системами электронного документооборота.

Условия:

• Гибкое начало рабочего дня;
• Преимущественно офис, с возможностью периодически дистанционного формата по согласованию с руководителем;
• Команда профессионалов, в которой можно развивать навыки и учиться новому;
• Белая заработная плата, квартальные премии;
• ДМС со стоматологией компенсация мед. услуг по чекам, компенсация фитнеса; или других вещей по вашему выбору из предложенных категорий;
• Предоставление рабочей техники для удаленной работы;
• Большие ресурсы для обучения: от онлайн-университета Ростелеком и корпоративных библиотек до возможности проходить обучение у компаний-партнеров.