Офис-менеджер

Описание

Мы команда молодых, амбициозных, готовых решать сложные задачи и желающих развиваться людей! На рынке с 2012 года мы предоставляем широкий спектр юридических услуг.

В нашу команду требуется офис-менеджер)

Развитие: Возможность профессионального и карьерного роста внутри компании до помощника юриста.

Требования к опыту и навыкам:

• Общий трудовой стаж от 6 месяцев на должностях: Помощник юриста , Секретарь судебного заседания , Администратор , Офис-менеджер , Делопроизводитель , Помощник руководителя ;
• Высшее или неполное высшее образование (юриспруденция), рассмотрим без профильного образования, но с релевантным опытом работы;
• Знание ПК: Bitrix24, СБИС, Диадок если нет опыта, обучим , MS Office (Excel, Word на уровне составления таблиц и отчетов).

Прочие навыки:

• Грамотная устная и письменная речь;
• Понимание основ договорной работы (предмет договора, существенные условия договора подряда, оказания услуг);
• Умение искать, аккумулировать и презентовать информацию из разных источников;
• Самостоятельность и инициативность в вопросах организации и оптимизации работы;
• Насмотренность в сферах декорирования, веб-дизайна (или готовность изучить);
• Уверенность и желание развиваться, внедрять новое;
• Готовность к нетиповым задачам (выполняются с помощью опытных коллег).

Коротко о задачах:

• Административно-хозяйственное обеспечение офиса: Закупка продуктов в офис (чай, кофе, расходные материалы) - корпоративный кабинет ВБ, поиск иных более выгодных площадок, заказа воды - подписание УПД, контроль оплаты счета;
• Сбор заявок и закупка канцелярии, анализ наиболее часто закупаемых товаров по предыдущим заказам, составление единой универсальной таблицы заказа, контроль заполнения;
• Вызов и взаимодействие с подрядчиками (мастера, дизайнеры);
• Организация работ по декорированию офиса (заказ расходных материалов, поиск подрядчиков, контроль работ);
• Поиск коммерческих помещений для аренды (офис, складское помещение) по поручению руководителя.

Документооборот и финансы:

• Ведение реестра входящей почты (электронной, ЭДО, бумажной), распределение почты по отделам;
• Выставление счетов (мобильная связь, доступы к корпоративным порталам), контроль оплаты;
• Передача счетов в бухгалтерию.

Клиентский сервис и поддержка:

• Входящие звонки (переадресация, "сглаживание острых углов");
• Встреча гостей в офисе;
• Сбор отзывов клиентов по разработанному скрипту (запрос отзыва, съемка отзыва на месте);
• Ответ на звонки клиентов, запись на консультации - внедрение инструментов записи (календарь на корпоративном портале или иные альтернативные инструменты).

Поддержка руководителей и отделов:

• Выполнение поручений (распечатать, отсканировать);
• Помощь HR в организации корпоративных мероприятий (сбор основной информации, запрос КП, счетов);
• Помощь ассистенту генерального директора в организации встреч и деловых мероприятий (бронь столика, поиск отеля, составление подборки ресторанов и т.п.);
• Проверка выгружаемых менеджерами по продажам шаблонных договоров оказания услуг: прослушивание звонка, проверка корректности заведенного контакта, проверка правильности выбранной услуги, проверка названия услуги, проверка стоимости услуги, специальных условий: гонорар успеха (наличие/отсутствие) и факт добавления или удаления соответствующих пунктов в договоре, проверка выбранного порядка оплаты услуги: полная оплата, рассрочка, отсрочка;
• Составление технических заданий к Договорам подряда, взаимодействие с дизайнером совместно с ассистентом генерального директора.

• Карьерный рост;

• Корпоративное такси, рабочий телефон;

• Лояльное руководство;

• Теплая атмосфера и дружная молодая команда;

• Официальное трудоустройство;

• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00;

• Офис на набережной;

• з/п 50000+ премии.

Откликайтесь и мы обязательно свяжемся с вами!