Бизнес-ассистент

Описание

M2AGENCY — агентство для тех, кто ценит высокий стиль, безупречный сервиси события, продуманные до мельчайших деталей. Мы создаём мероприятияс характером и смыслом, где каждая деталь становится частью общей эстетики. Наша команда славится высоким уровнем консьерж-сервиса, сопровождая клиентов в любых форматах и масштабах задач.Мы одинаково внимательно и точно работаем как с камерными домашними событиями и частными вечеринками, так и с масштабными корпоративными B2B-коллаборациями и годовым обслуживанием компаний, обеспечивая безупречный результат на каждом уровне взаимодействия. Нам нужен не классический персональный ассистент и не секретарь, а бизнес-ассистент собственника с функцией операционного координатора. Обязанности: Ведение и поддержка организационных схем по всем трём направлениям (структура команды, зоны ответственности, регламенты). Контроль выполнения задач отделами (PR, SMM, продакшн, продажи): сбор статусов, напоминания, эскалация руководителю. Контроль соблюдения внутренних правил и стандартов работы в команде. Ведение отчётности по проектам и направлениям, подготовка сводных отчётов для руководителя. Постановка и координация задач между подрядчиками и сотрудниками. Ведение отчётности по аккаунтам в социальных сетях (Instagram, Telegram и др.), сбор итоговых метрик. Присутствие на съёмках: организация процесса, подбор референсов, контроль соответствия концепции бренда. Подбор референсов для контента, рекламных материалов, фото и видеосъёмок. Контроль контент-планирования совместно с маркетологом и SMM-командой. Аналитическая работа: анализ рынка ивента, рынка контента, площадок, свадебных салонов и тд Сбор и систематизация данных по площадкам присутствия (аггрегаторы, каталоги, профильные площадки), ведение таблиц со статусами и доступами. Подготовка аналитических справок и сводок по запросу руководителя. Поиск специалистов под задачи направлений: SMM, дизайн, фото, видео, PR, маркетинг, HR и др. Первичный отбор кандидатов, проведение предварительных собеседований, подготовка шорт-листа для руководителя. Размещение вакансий на профильных площадках, ведение HR-воронки. Оформление рабочих документов (вакансии, регламенты, инструкции, презентационные материалы). Подготовка договоров, КП и прочих документов по шаблонам. Ведение баз данных по контактам, подрядчикам, клиентам. Организация Zoom/онлайн-встреч: согласование времени, рассылка приглашений, подготовка повесток, контр-репорт встречи Исполнение личных поручений руководителя по закупкам / броням / тревел поддержка. Закупка подарков для партнёров, клиентов и сотрудников. Ведение календаря руководителя, согласование встреч, контроль маршрутного листа водителя. Требования: Опыт работы бизнес-ассистентом от 2 лет, в идеале в компаниях, работающих в сфере услуг. Продвинутые знания Google инструментов (диск, презентации, таблица, текстовые документы). Умение работать с юридическими документами, базовое понимание документооборота и бухгалтерской отчетности (договор, счет, акт, закрывающие документы, разница юр и физ лица). Продвинутые поисковые навыки. Грамотная устная и письменная речь. Знание английского от В1 желательно. Умение пользоваться ИИ инструментами. Опыт работы в высоконагруженном графике, режиме многозадачности задач и многочасовом рабочем дне. Условия: График работы 6/1 с 9:30 до 22:00 на связи, 1-2 раза в неделю приезды в офис, остальные дни онлайн. Конкурентная заработная плата: фиксированный оклад + KPI до 30% от оклада, после 3 месяцев работы до 70% от оклада, а также бонусы. Офис: 1-я улица Ямского поля, 1к1, подъезд А2. Возможность карьерного роста до руководителя направления. Участие в масштабных проектах и мероприятиях ,и много другое. Ждем вашего отклика!