Бизнес-ассистент генерального директора

Описание

Привет! Мы — один из лидирующих туроператоров региона, «Янтарный Край»! Более 14 лет принимаем туристов в Калининградской области, представляем крупнейших федеральных туроператоров. Агентская сеть по России — более 300 партнеров. Ищем бизнес-ассистента генерального директора, который контролирует процессы и задачи, работает с информацией и освобождает время руководителя для управления компанией. График: 5/2 с 09:00 до 18:00Доход: 50 000–80 000 ₽ на руки ПРИ ОТКЛИКЕ ПРИКРЕПЛЯЙТЕ РЕЗЮМЕ В ФОРМАТЕ WORD-ДОКУМЕНТА ❗ Роль бизнес-ассистента Организовывать выполнение задач генерального директора, контролировать поручения и сроки, координировать сотрудников, готовить информацию и обеспечивать административную работу офиса. Главная задача: освободить время генерального директора от операционных, организационных и административных вопросов, обеспечить выполнение поручений в срок, сохранить важные задачи, договоренности и информацию. Принцип работы: задача выполнена после получения требуемого конечного результата. Нам близки люди, которые: • ясно выражают мысли, умеют договариваться и находить общий язык с людьми;• спокойно реагируют на критику и решают проблемы;• стремятся к саморазвитию и оптимизации процессов;• любят задачи «со звездочкой»;• внимательны, дисциплинированны, надежны, честны и порядочны;• соблюдают технологии, субординацию и сроки;• умеют планировать рабочее время и позитивно относятся к миру. Самообучение в компании — обязательная часть работы. Что вы должны знать и уметь • иметь опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, координатором проектов, администратором или с аналогичным функционалом;• фиксировать и контролировать поручения, организовывать встречи и совещания, вести протокол;• переводить договоренности в задачи: что сделать, кто отвечает, срок, результат;• грамотно писать, составлять деловые письма и документы;• быстро искать, структурировать и анализировать информацию, проводить сравнительный анализ и работать с таблицами;• владеть Microsoft Office, Google Docs, Google Sheets, уверенно пользоваться ПК;• работать в Битрикс24 либо быстро его освоить, пользоваться AI-инструментами;• взаимодействовать с подрядчиками и поставщиками, работать с договорами, контролировать оплаты и сроки;• знать деловой этикет и основы документооборота, иметь опыт делового общения. Будет преимуществом: базовое понимание экономики предприятия, финансов, продаж и управления. ❗ Чем вы будете заниматься? 1. Рабочее время генерального директора — 10% Планировать встречи и совещания, напоминать о договоренностях, готовить информацию и документы, при необходимости помогать с отдельными личными организационными вопросами. 2. Администрирование офиса — 15% Контролировать канцелярию, хозяйственные и расходные материалы, организовывать закупки; работать с поставщиками, обслуживающими организациями и собственниками здания; контролировать расходы, субаренду и платежи; вести бронирование и подготовку конференц-зала; готовить рабочие места; контролировать мебель, технику и ремонт; корреспонденцию, курьерские отправления и прием гостей. 3. Поручения генерального директора — 30% Фиксировать поручения; назначать ответственного, срок и результат; контролировать выполнение; информировать генерального директора; самостоятельно решать вопросы в рамках полномочий. 4. Совещания и координация — 15% Организовывать совещания, запрашивать материалы, вести протокол; фиксировать ответственных, сроки и результат; контролировать решения; получать информацию от сотрудников; координировать подразделения и передачу информации; контролировать договоренности и сроки; сообщать о существенных проблемах; участвовать в рабочих группах. 5. Поиск и подготовка информации — 10% Искать и структурировать информацию, изучать рынок, искать поставщиков и подрядчиков, запрашивать коммерческие предложения, собирать данные, сравнивать варианты, составлять таблицы, готовить выводы и решения. Формат: вопрос → что изучено → варианты → плюсы и минусы → рекомендация. 6. Документы и деловая информация — 5% Готовить письма и документы, собирать их на подпись, контролировать движение и систематизацию, готовить таблицы, отчеты и презентации, обеспечивать быстрый доступ к информации, соблюдать конфиденциальность. 7. Командировки и мероприятия — 15% Командировки: планировать поездки; бронировать билеты, гостиницы и трансферы; формировать программу; собирать данные о встречах; согласовывать вопросы с принимающей стороной; готовить документы; контролировать расписание, изменения бронирований и отчетные документы. Мероприятия: организовывать деловые и корпоративные мероприятия, совещания и обучения; работать с площадками и подрядчиками; сравнивать предложения; согласовывать место, питание, оборудование и услуги; контролировать сроки, готовность и договоренности; решать вопросы во время мероприятия. За какой результат вам будут платить Генеральный директор освобожден от значительной части операционных, организационных и административных вопросов и концентрируется на управлении компанией и стратегических задачах. Поручения выполняются в срок; встречи организованы; информация предоставляется своевременно; решения контролируются; подразделения взаимодействуют; документы систематизированы; офис и конференц-зал готовы; платежи контролируются; командировки и мероприятия организованы полностью. График и условия 5/2 с 09:00 до 18:00. Приходить нужно не позднее чем за 15 минут, чтобы к 09:00 подготовиться, проверить готовность офиса и приступить к работе. • официальное трудоустройство с первого рабочего дня;• оплачиваемые отпуск и больничный;• обучение, профессиональное и карьерное развитие;• работа напрямую с генеральным директором;• дружная команда, комфортная атмосфера;• офис — вилла в центре города. ❗ Доход Первый месяц — 50 000 ₽ на руки. Со второго месяца — оклад + премиальная часть по личным показателям. Диапазон — 50 000–80 000 ₽ на руки. KPI: выполненные в срок поручения; просроченные поручения; % загрузки офисов субарендаторами. Подчинение и карьерный рост Прямое подчинение — генеральному директору. Взаимодействие с руководителями и сотрудниками подразделений, производственным директором, его заместителем, менеджерами по бронированию, подрядчиками, поставщиками и партнерами. На новые вакансии в первую очередь рассматриваем сотрудников, которые выполняют показатели на 100%, лояльны компании, соблюдают договоренности и показывают результат. Возможен рост в управление проектами, операционное управление и другие управленческие функции. Кого мы не хотим принимать Кандидата без опыта с аналогичным функционалом и опыта продаж; без интереса к туризму; человека, который не учитывает интересы собственника, не хочет работать по установленным технологиям, обманывает или скрывает информацию, нарушает сроки и договоренности, недоброжелателен в общении. Если вы узнали в описании себя и наши условия вам откликаются — ждем ваш отклик! Нам нужен человек, который держит слово, любит порядок, самостоятельно разбирается в вопросах и доводит поручения до результата. Этапы отбора:Резюме → Анкета → Знакомство с генеральным директором → Гостевой день / стажировка → Основное собеседование → Трудоустройство. Откликайтесь — будем рады познакомиться и рассказать о работе и возможностях развития. ‼ Прикрепите резюме в формате Word-документа.