Делопроизводитель

Описание

О компании:Компания оказывает услуги складской логистики и аутсорсинга складских комплексов в Норильском промышленном регионе. Управляем складской инфраструктурой, техникой и операционными процессами. Московский офис обеспечивает финансовое и административное сопровождение деятельности. Обязанности: • Приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции; оформление исходящих отправлений.• Ведение журналов регистрации, реестров и картотек документов.• Подготовка служебных писем, внутренних распоряжений, актов, приказов и сопроводительной документации.• Сканирование документов, распознавание (OCR), индексирование и загрузка в систему ЭДО.• Работа с системами электронного документооборота (1С,): ввод данных, формирование исходящих/входящих документов, контроль статусов.• Обеспечение сохранности конфиденциальной информации и соблюдение регламентов по хранению документов.• Контроль исполнения поручений, мониторинг сроков и напоминание ответственным исполнителям.• Бронирование и покупка авиа - и железнодорожных билетов для сотрудников (онлайн-сервисы, корпоративные аккаунты, агентства); оформление электронных билетов.• Подготовка документов для командировок: распоряжения/поручения на командировку, оформление авансов и отчетов по командировкам.• Ведение учёта расходов по командировкам и взаимодействие с бухгалтерией по вопросам компенсаций.• Выполнение сопутствующих административных задач по мере необходимости.Желательно:• Знание ГОСТов и регламентов по оформлению проектной и исполнительнойдокументации (ГОСТ Р 7.0.97‑2025 и др.), умение правильно оформлять акты и исполнительные документы .Требования: • Среднее специальное или высшее образование (делопроизводство, управление, или смежные направления). • Опыт работы в делопроизводстве от 1 года. • Уверенное владение MS Office (Word, Excel — формулы, сводные таблицы, фильтры).Работа с отчетами и умение форматировать документы в формате Word. Работа с таблицами Excel и большим объемом информации. • Навыки работы со сканером/МФУ, понимание процесса цифровизации документов (сканирование, OCR). • Внимательность к деталям, ответственность, аккуратность, дисциплинированность.• Грамотная деловая речь; готовность к взаимодействию с бухгалтерией и менеджерами.• Навыки работы с ИИ‑инструментами: применение OCR для оцифровки документов, использование LLM/чат‑ботов и других автоматизированных инструментов для ускорения подготовки шаблонов и проверки документов; умение формулировать промпты и критически оценивать результаты при соблюдении конфиденциальности данных. • Знание правил регистрации входящей/исходящей корреспонденции и ведения реестров. • Грамотная устная и письменная речь. • Умение работать с конфиденциальной информацией и соблюдение регламентов по хранению документов. • Опыт работы с системами электронного документооборота (1С:Документооборот, аналогичными). • Понимание принципов архивации и сроков хранения документов. • Навыки подготовки служебных писем, приказов, актов и иных внутренних документов. • Умение работать с большим визуальным объёмом оцифрованной информации и приоритизировать задачи. • Приветствуется опыт бронирования и покупки авиа- и ж/д билетов (онлайн-сервисы, агентства, знание правил возврата/обмена билетов). • Наличие профильных курсов по делопроизводству или работе с ЭДО приветствуются. Мы предлагаем: • Официальное трудоустройство по ТК РФ• Конкурентную заработную плату 120 000 – 150 000 ₽• Стабильную компанию с долгосрочными проектами• Комфортный офис в Москве• График работы 5/2 гибрид.• Профессиональное развитие