Администратор стоматологии
Описание
Работа с пациентами и коммуникация Приём звонков, сообщений в мессенджерах и заявок с сайта. Администратор — первое контактное лицо: он отвечает на вопросы, снимает первичные возражения, помогает сориентироваться, к какому врачу обратиться. Запись на приём и управление расписанием. Подбор удобного времени, согласование с графиком врачей, внесение данных в CRM/МИС (например, YCLIENTS, «Битрикс24» и т. п.). Если желаемое время занято — предложение альтернатив. Напоминания о приёме и подтверждение визитов. Отправка сообщений (SMS, WhatsApp, Telegram и др.) — это как раз те шаблоны, которые вы ранее запрашивали. Также администратор фиксирует, подтвердил ли пациент визит, и отмечает неявки. Встреча пациентов, сопровождение на ресепшене. Приветствие, ориентация в клинике, выдача и помощь в заполнении анкет и согласий. Работа с отзывами и конфликтными ситуациями. Сбор обратной связи, передача претензий руководству, первичное урегулирование простых вопросов. Документооборот и работа в CRM/МИС Ведение карточек пациентов в CRM. Внесение данных, истории обращений, контактов, источников привлечения (откуда пациент узнал о клинике). Оформление документов: договоры на оказание услуг, информированные добровольные согласия, согласия на обработку персональных данных. Контроль комплектности и корректности заполнения. Учёт оплат и кассовые операции. Приём наличных и безналичных платежей, работа с онлайн‑кассой, оформление чеков, контроль возвратов и перерасчётов. Организация работы клиники Координация между врачами и вспомогательным персоналом. Передача информации о пациенте перед приёмом, контроль готовности кабинета, отслеживание тайминга приёмов. Контроль расходных материалов. Учёт остатков, формирование заявок на закупку, контроль сроков годности. Поддержание стандартов сервиса и порядка на ресепшене. Внешний вид зоны ожидания, наличие бахил, воды, информационных материалов, чистота и готовность к приёму пациентов. Дополнительные задачи (часто встречаются в небольших клиниках) Участие в маркетинговых активностях: обзвон «спящих» пациентов, предложения акций Сбор статистики и отчётность. Количество записей, подтверждений, неявок, конверсия из заявки в визит, средний чек и т. д. Взаимодействие с другими отделами или подрядчиками: заказ канцелярии, воды, решение бытовых вопросов, если нет отдельного хозяйственного сотрудника. Важные навыки и требования Понимание стоматологической терминологии. Чтобы грамотно консультировать пациентов: отличать ортодонта от гнатолога, понимать разницу между имплантацией и протезированием и т. п. (это пересекается с вашим запросом про текст для ортодонта‑гнатолога). Коммуникабельность, эмпатия, стрессоустойчивость. Пациенты часто приходят с тревогой, поэтому важно уметь успокаивать, объяснять и сохранять доброжелательный тон. Внимание к деталям и ответственность. Работа с персональными данными, деньгами и медицинскими документами требует аккуратности.