Секретарь руководителя

Описание

Требования к квалификации: высшее, неполное высшее, или среднее специальное образование, стаж работы по аналогичной должности 6 месяцев и более, знание делопроизводства, программ Microsoft Office (опытный пользователь).

Обязанности

1. Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам Общества. 2. Регистрация поступающих телефонных звонков. 3. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону. 4. Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками Общества. 5. Ведение журнала записи посетителей. 6. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей. 7. Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам Общества. 8. Организация и бронирование переговорных комнат. 9. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе, приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки). 10. Доставлять по назначению деловые бумаги, пакеты, письма, книги и т.п. в соответствии с журналом учета поездок и указаниями руководителя, а также их получение и доставка от других организаций. 11. Ведение учета и регистрации входящей и исходящей документации Общества, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. 12. Доставка, отправка (получение) почтовых отправлений (корреспонденции) во ФГУП Почта России , в курьерских службах. 13. Оформление и предоставление в установленном порядке и в установленные сроки в бухгалтерию Общества для отчета первичных учетных документов по отправке и получению почтовой и иной корреспонденции Общества. 14. Выполнять поручения в указанные сроки, докладывать о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, руководителю или уполномоченному лицу. 15. Своевременно получать доверенности, необходимые для выполнения поручений. 16. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов. 17. Подготавливает и сдает в архив Общества документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. 18. С применением МФУ, в случае обращения специалистов структурных подразделений Общества снимает и предоставляет копии/сканированные копии документов Общества. 19. Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.

Условия

Инвалиды