Офис-менеджер

Описание

Мы — B2B-поставщик FMCG в крупнейшие федеральные сети России (X5 / «Пятёрочка» и «Перекрёсток», «Магнит», «Лента»). Компания растёт кратно, вместе с ней растёт и объём организационных задач вокруг офиса и руководителей — и эта область заслуживает отдельного профессионала, а не распределения между разными людьми по остаточному принципу. Мы хотим, чтобы за офисом и календарём руководителей стоял один человек, который знает всё заранее и держит вопрос под контролем — от бронирования командировки до пропуска для гостя. Мы ищем офис-менеджера, который возьмёт весь административный контур под свою ответственность — от снабжения офиса и документооборота до личного календаря и командировок первых лиц — и станет тем, на кого можно полностью положиться. Что нужно делать Обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказ канцелярии, расходных материалов, чай/кофе — так, чтобы в офисе никогда ничего не заканчивалось незаметно. Вести личный календарь руководителей: организовывать встречи, планировать командировки, покупать билеты, бронировать отели; искать и структурировать информацию по запросу руководителя. Вести документооборот организации: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учёт, архивирование документов. Встречать и сопровождать гостей офиса: заказывать пропуска на человека и на парковку, так, чтобы у гостя не возникло ни одной заминки. Взаимодействовать с курьерскими службами по приёму и отправке корреспонденции и посылок. Выполнять прочие поручения руководства — без напоминаний и по своей инициативе, если видите, что вопрос назрел. Что важно уметь Опыт офис-менеджером и/или помощником/ассистентом руководителя — от 5 лет Подтверждённый опыт именно travel-поддержки: самостоятельно бронировали билеты, отели, оформляли командировки — регулярно, а не разово от случая к случаю. Умение выстроить документооборот с нуля или навести порядок в уже существующем. Стабильность: разумное количество мест работы и объяснимые переходы, а не смена каждые полгода. Способность держать в голове много задач параллельно и расставлять приоритеты без подсказок. Тактичность и сдержанность — вы будете иметь дело с конфиденциальной информацией и первыми лицами компании. Будет плюсом Опыт работы с несколькими руководителями/собственниками одновременно. Знание 1С:Документооборот или аналогичных систем ЭДО. Английский на уровне, достаточном для переписки и бронирования отелей/билетов. Условия Постоянная позиция, оформление по ТК. Офис, Москва, полный день; прямое взаимодействие с руководством компании. Рыночная оплата, вилка обсуждается индивидуально по итогам собеседования. Кого не ищемТого, кто относится к офис-менеджменту как к временной подработке или ступеньке на пути к другой профессии. Здесь нужна системность и надёжность на годы вперёд — а не выполнение поручений «пока не найдётся что-то получше».