Помощник руководителя/Специалист по документообороту
Описание
Обязанности: Принимать в работу документацию по новым выигранным тендерам и контрактам: ТЗ, договоры, приложения, сметы, графики, требования заказчика. Формировать чек-лист обязательств, реестр документов и контрольных сроков. Вести карточки договоров, объектов, заявок и документов в CRM. Готовить и оформлять акты технического осмотра, технического обслуживания, выполненных работ, дефектации, технического состояния систем и иные документы по формам компании или заказчика. Подготавливать журналы технического обслуживания и эксплуатации СПЗ, журналы заявок, журналы контроля первичных средств пожаротушения - если они предусмотрены договором. Собирать данные от инженеров: отчёты, чек-листы, фото, сведения о неисправностях, выполненных работах и рекомендациях. Проверять комплектность и корректность документов перед отправкой заказчику: даты, адреса, договоры, объекты, виды работ, подписи, приложения, реквизиты и соответствие условиям контракта. Возвращать документы на доработку инженерам с понятным перечнем замечаний. Формировать дефектные ведомости, письма, уведомления, отчёты и документы по дополнительным работам. Готовить пакеты документов для ежемесячного и этапного закрытия работ, в том числе КС-2, КС-3 и акты. Организовывать внутреннее согласование документов с инженерами, РТО, главным инженером, сметчиком, бухгалтерией и руководством. Передавать документы заказчикам через электронную почту, инженеров, курьерские службы или почту. Контролировать подписание актов, возврат оригиналов, статус документов и своевременную передачу подписанных документов в финансовый отдел. Вести реестры договоров, актов, журналов, дефектов, дополнительных работ, исходящей и входящей корреспонденции. Формировать отчётность для руководителя по статусу документов, неподписанным актам, просрочкам, замечаниям и рискам по контрактам. Вести электронный и бумажный архив документов по объектам, договорам и периодам. Требования: Опыт работы специалистом по документообороту, договорной работе, сопровождению контрактов, тендерам или закрывающим документам - от 1 года. Опыт подготовки актов, отчётов, писем, реестров, договорных приложений и закрывающих документов. Умение читать техническое задание, договор и приложения, выделять обязательные документы, сроки сдачи, этапы работ и риски просрочек. Уверенное владение Microsoft Word, Excel и/или Google Sheets: таблицы, фильтры, формулы, ведение реестров, контроль сроков. Навык работы с PDF-документами: редактирование, объединение, нумерация, сканирование, подготовка комплектов. Опыт работы в CRM, ЭДО или системах электронного документооборота(знание Bitrix24, 1С, Диадок, СБИС). Грамотная письменная речь, умение вести деловую переписку с заказчиками и коллегами. Внимательность к реквизитам, датам, номерам договоров, адресам объектов, составу приложений и статусам подписания. Умение работать в режиме многозадачности и контролировать несколько договоров и объектов одновременно. Ответственность, системность, инициативность и умение добиваться от коллег своевременного предоставления исходных данных. Будет преимуществом: Опыт работы в компаниях, обслуживающих системы пожарной безопасности, инженерные системы, слаботочные системы или объекты недвижимости государственных заказчиков или опыт на стороне заказчика в аналогичной должности. Базовое понимание АПС, СОУЭ, АУПТ, ВПВ, СПДЗ, систем дымоудаления, огнезащиты и регламентов технического обслуживания. Опыт сопровождения контрактов по 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческим договорам. Опыт подготовки КС-2, КС-3, УПД, дефектных ведомостей, исполнительной документации. Знание документооборота в лицензированной организации, выполняющей монтаж, техническое обслуживание или ремонт противопожарных систем. Техническое, строительное, экономическое, юридическое образование или образование в области пожарной безопасности. Условия: Официальное трудоустройство, стабильная заработная плата; График работы 5/2, рабочий день с 9:00 до 18:00; Итоговый оклад уточняется по результатам собеседования в зависимости от опыта работы, выплачивается без задержек два раза в месяц; Дружная команда профессионалов и поддержка на всех этапах.