Офис-менеджер

Описание

Условия: ООО «Кабельные системы» (г. Орехово-Зуево) — генеральный подрядчик операторов «Большой четверки». Мы строим телеком-инфраструктуру полного цикла: от проекта до ввода в эксплуатацию. Наш принцип — системность на всех этапах: от подписания контракта до финального акта сдачи. Работаем с крупнейшими заказчиками, объекты — по всей Московской области и за ее пределами. Кого мы ищем: Нам нужен не просто офис-менеджер. Мы ищем человека, который возьмет на себя управление потоками информации по нескольким направлениям и сделает так, чтобы ни одно письмо, ни один счет, ни один путевой лист не потерялись и не задержались. Обязанности: 1. Документооборот и первичная обработка данных: Внесение новых заказов (ЛИДов) от Заказчиков в Google Таблицу. Работа с корпоративной почтой: присвоение фильтров входящим письмам, создание и редактирование почтовых правил. Фиксация переписки: занесение в ДО (делопроизводство) текстов писем и ответов контрагентов. Архивирование чеков ГСМ и подготовка/ведение путевых листов (учет топлива).​​​​​​ 2. Контакты и базы данных: Ведение телефонного справочника контрагентов Кабельных систем (внесение контактов после выездов РуПа). Актуализация базы представителей ЭСО (фактические контакты, кто приезжал на вызовы). 3. Логистика и снабжение: Поиск спецтехники по МО/МСК (экскаватор, промывка, автовышка и т.д.) — сравнение цен, проверка доступности. Работа с поставщиками материалов: запрос счетов, отслеживание отгрузок, заключение договоров, приемка актов. Анализ цен на входе: сравнительный анализ предложений, рекомендация, с кем из поставщиков работать. 4. Административное обеспечение офиса: Снабжение офиса расходниками (Комус, вода, канцелярия, хозтовары). Сохранение фотоотчетов бригад из Telegram-канала на Яндекс Диск (систематизация архива). Требования: Опыт работы с Google Таблицами / Excel (формулы, сортировка, фильтры) — обязательно. Опыт деловой переписки, знание делопроизводства. Умение работать с почтовыми клиентами (настройка фильтров, папки, правила). Внимательность к цифрам и документам (счета, путевые листы). Будет плюсом: опыт в строительной/электромонтажной сфере или знание спецтехники.