Младший ассистент руководителя

Описание

Мы ищем активного, собранного и мобильного младшего ассистента, который будет работать в связке со старшим ассистентом и помогать в решении рабочих, организационных и операционных задач. На первом этапе основной акцент будет сделан на поручениях, связанных с бизнесом: работа с информацией и документами, деловая переписка, координация процессов, взаимодействие с сотрудниками и контрагентами, контроль исполнения задач и выполнение текущих поручений. По мере адаптации, формирования доверия и успешного взаимодействия ассистент будет постепенно подключаться к отдельным личным поручениям руководителя и смежным организационным вопросам, связанным с домом. Это позиция для человека, которому нравится интересная, динамичная и разноплановая работа. Задачи могут быть совершенно разного формата: от подготовки документов и поиска информации до организации встречи, взаимодействия с подрядчиком или срочного выезда по поручению. О команде и атмосфере Руководитель — активный, структурный, быстрый в принятии решений человек. При этом мы работаем в теплой, уважительной атмосфере: с улыбкой, поддержкой, эмпатией и нормальной человеческой коммуникацией. Нам важно, чтобы в команде был человек, с которым приятно взаимодействовать каждый день - доброжелательный, позитивный, отзывчивый и умеющий слышать других. Формат работы • Работа в непосредственной связке со старшим ассистентом. • На начальном этапе — преимущественно рабочие и бизнес-процессы с постепенным погружением в специфику работы руководителя и компании. • Формат частично удалённый, частично очный. • Периодически потребуются совместная работа со старшим ассистентом, поездки по городу и выполнение выездных поручений. • График гибкий и зависит от текущих задач. Важно быть готовым к изменениям приоритетов и периодическим срочным поручениям. Что нужно будет делать: • Выполнение рабочих и организационных поручений старшего ассистента и руководителя. • Помощь старшему ассистенту в контроле текущих бизнес-процессов. • Сбор, проверка, структурирование и систематизация информации. • Подготовка документов, писем, таблиц, справок и других рабочих материалов. • Ведение деловой переписки. • Взаимодействие с сотрудниками, партнёрами, подрядчиками и контрагентами. • Организация встреч, звонков, поездок и других рабочих процессов. • Контроль сроков исполнения поставленных задач. • Получение обратной связи от ответственных лиц и информирование о текущем статусе. • Ведение списка задач и контроль их своевременного закрытия. • Поиск необходимых специалистов, сервисов, товаров или информации. • Выполнение выездных поручений: забрать, передать, отвезти, проверить, проконтролировать. • Оперативное реагирование на новые вводные и внештатные ситуации. • Подстраховка старшего ассистента в период высокой загрузки. • Соблюдение конфиденциальности и внутренних правил. После прохождения периода адаптации и при успешном взаимодействии: • Подключение к отдельным личным поручениям руководителя; • Помощь в организации личных и бытовых процессов; • Взаимодействие с подрядчиками и сервисными службами по личным вопросам; • Постепенное расширение зоны ответственности. На что обращаем внимание: • Внимательность, активность, структурное мышление. • Внимательность и умение работать с большим количеством информации. • Активность, инициативность и самостоятельность. • Структурное мышление, умение расставлять приоритеты и контролировать несколько задач одновременно. • Готовность быстро переключаться между разными направлениями. • Грамотная устная и письменная речь, уверенное владение деловой перепиской. • Умение корректно общаться с руководителями, сотрудниками и контрагентами. • Ответственность, пунктуальность и исполнительность. • Способность самостоятельно разобраться в новой задаче и довести её до конкретного результата. • Уверенное владение компьютером, телефоном и основными офисными программами. • Наличие собственного ноутбука. • Мобильность и готовность к поездкам по рабочим поручениям. • Готовность к гибкому графику и периодическим срочным задачам. • Соблюдение конфиденциальности. Будет преимуществом: • Опыт работы ассистентом руководителя, бизнес-ассистентом, координатором, администратором или проектным менеджером. • Опыт выполнения организационных и операционных задач. • Опыт ведения деловой переписки и работы с документами. • Опыт взаимодействия с подрядчиками, сотрудниками и контрагентами. • Умение быстро обучаться и адаптироваться к новым процессам. Что мы предлагаем: • Стабильную и своевременную выплату заработной платы; • Работа в непосредственной связке со старшим ассистентом. • Частично удалённый, частично очный формат работы. • Гибкий график в зависимости от поставленных задач. • Наличие рабочих и выездных поручений. • Испытательный срок — 3 месяца. • Заработная плата на период испытательного срока — 50 000 ₽. • После успешного прохождения испытательного срока условия и размер заработной платы пересматриваются по результатам работы. • Стабильная и своевременная выплата заработной платы. • Долгосрочное сотрудничество при успешной работе. • Постепенное погружение в процессы и расширение зоны ответственности. • Разноплановые задачи и опыт как в бизнес-ассистировании, так и в организации личных процессов руководителя. Эта работа подойдет, если: • Вам нравится интересная и разноплановая работа без однообразного набора функций. • Вы умеете быстро включаться в новые задачи и не теряетесь при изменении планов. • Вы готовы работать как удалённо, так и очно, спокойно относитесь к поездкам и выездным поручениям. • Вы умеете работать с документами, перепиской, людьми и организационными вопросами. • Вы готовы начинать с роли помощника, постепенно погружаться в процессы и расширять свою зону ответственности. • Вы хотите получить разносторонний опыт в бизнес-задачах и личном ассистировании. • Вы получаете удовлетворение, когда задача полностью решена и есть конкретный результат. Эта вакансия НЕ подойдет, если: • Вы ищете исключительно удалённую работу. • Вам необходим строго фиксированный график без возможных изменений. • Вы не готовы к поездкам и выездным поручениям. • Вы предпочитаете выполнять только однотипные задачи. • Вы ждёте подробной пошаговой инструкции по каждому вопросу. • Вы не готовы самостоятельно искать информацию и варианты решения. • Вы не умеете контролировать сроки и нуждаетесь в постоянных напоминаниях. • Вы теряетесь при большом количестве параллельных задач. • Вы не готовы постепенно подключаться как к бизнес-задачам, так и к отдельным личным поручениям В сопроводительном письме, пожалуйста, укажите: Есть ли у вас опыт работы ассистентом, координатором, администратором или на другой схожей позиции. Какие рабочие и организационные задачи вы выполняли ранее. Есть ли у вас опыт ведения деловой переписки и работы с документами. Есть ли у вас собственный ноутбук. Готовы ли вы к частично удалённому, частично очному формату и рабочим поездкам. Готовы ли вы к гибкому графику и периодическим срочным поручениям. Приведите пример ситуации, когда вам пришлось самостоятельно и быстро решить нестандартную задачу. Почему вам подходит формат разноплановой работы. Что для вас важно во взаимодействии со старшим ассистентом и руководителем.