Координатор по документообороту
Описание
Обязанности Собирать потребности у заказчиков для формирования годового и ежемесячного бюджетов. Формировать годовой и ежемесячный бюджеты и вносить их в систему бюджетирования. Исполнять бюджет: запрашивать счета у контрагентов, заводить заявки на оплату счетов в 1С УПП. Отслеживать сроки окончания договоров с контрагентами и информировать об этом заказчиков. Контролировать остатки по статьям, отслеживать динамику трат и информировать об этом заказчиков. Координировать закупочные процедуры: Предоставлять заказчикам информацию о необходимых документах, сроках проведения закупки и заключения договора. Заводить карточки закупок в 1С ДО. Отслеживать вопросы согласующих и отвечать на них; при необходимости обращаться к заказчику за разъяснениями. По результатам закупки курировать согласование в 1С ДО и организовывать подписание договора. Контролировать исполнение договорных обязательств поставщиками/подрядчиками: получать акты, контролировать сроки поставки/оказания услуг, при необходимости эскалировать проблемы заказчику/юридической службе. Предоставлять первичные закрывающие документы в бухгалтерию. Связываться с контрагентами и просить выставить/переделать/изменить закрывающие документы. Писать приказы на премии по реферальным программам; выкладывать и согласовывать выплаты в 1С УПП. Вести протоколы планёрок и собраний руководства департамента персонала. Готовить руководителей к встречам: оценивать готовность, запрашивать недостающие данные, помогать структурировать отчёт/презентацию. Готовить отчетность и презентации по запросу руководства компании. Контролировать выполнение задач по протоколам встреч. Требования Опыт работы с бюджетом подразделения или проекта: сбор и консолидация потребностей, планирование расходов, контроль исполнения, остатков и отклонений. Опыт работы в координационной, административной или финансово-операционной роли. Уверенное владение Excel или Google Таблицами. Опыт работы с документами, счетами, договорами и закрывающими документами. Будет преимуществом: опыт работы в 1С УПП, 1С ДО, системах бюджетирования, а также сопровождения закупок. Умение контролировать сроки, статусы задач и договорные обязательства. Грамотная письменная и устная речь.