Управляющий делами семьи / Личный ассистент (Head of Household / Family Office Assistant)

Описание

Мы ищем профессионала, который возьмет на себя операционное управление повседневной жизнью семьи с тремя детьми. Обязанности: 1. Управление расписанием и коммуникациями: Комплексное планирование ежедневного, недельного и месячного графика всех членов семьи (включая деловые встречи, светские мероприятия, хобби и отдых). Контроль образовательного процесса детей: сверка расписания занятий с репетиторами и школами, логистика по доставке детей на кружки/секции, решение организационных вопросов с учебными заведениями. Организация медицинского сопровождения: запись к специалистам, контроль прохождения плановых осмотров, ведение медицинских карт, взаимодействие со страховыми компаниями. Фильтрация звонков и сообщений, взаимодействие с внешними контактами от лица семьи. 2. Администрирование домашнего хозяйства и бюджет: Полный цикл управления домашним персоналом (няни, водители, помощница по хозяйству): координация по найму, расписание, задачи, контроль исполнения. Мониторинг состояния недвижимости (чистота, порядок, работа инженерных систем, исправность бытовой техники). Взаимодействие с подрядчиками (клининговые компании, службы охраны, химчистки). Организация плановых и аварийных ремонтных работ. Ведение учета расходных материалов, продуктов длительного хранения и бытовой химии с составлением еженедельных закупочных листов. Ведение семейного бюджета в рамках выделенного лимита, планирование крупных закупок. Подготовка ежемесячной отчетности по расходам с детализацией по категориям. 3. Мероприятия и поездки Сопровождение частных и семейных мероприятий (дни рождения, праздники, приемы гостей): контроль сроков, работы подрядчиков. Организация поездок любой сложности: бронирование авиабилетов и ж/д билетов, выбор и бронирование отелей, аренда автотранспорта. Визовая поддержка всей семьи (сбор документов, взаимодействие с визовыми центрами и консульствами). Составление детальных маршрутов с учетом интересов взрослых и детей. Требования к кандидату: Опыт: от 3-х лет в качестве личного ассистента или управляющего делами в семьях с высоким уровнем жизни (обязательно наличие детей в семье работодателя). Навыки управления: Системное мышление, умение одновременно вести несколько проектов, отличные навыки делегирования и контроля сроков исполнения. Личные качества: Высокий уровень эмоционального интеллекта, внимание к деталям, стрессоустойчивость, дипломатичность. Умение сохранять конфиденциальность и держать субординацию, оставаясь при этом инициативным. Технические навыки: Продвинутый пользователь ПК (пакет MS Office — особенно Excel для отчетов, Google-календари, мессенджеры). Приветствуется знание Trello/Notion или аналогичных планировщиков. Юридический статус: Наличие статуса самозанятого или ИП (для официального и прозрачного сотрудничества по договору ГПХ). Языки: Английский язык — уровень Intermediate и выше (обязательно для бронирования отелей и общения с иностранным персоналом/подрядчиками). Условия работы: График: 5/2 (суббота и воскресенье — выходные). Рабочий день с 9:00 до 19:00. Режим труда: В течение дня предусмотрен гибкий перерыв на обед и отдых общей продолжительностью до 2 часов (в зависимости от текущей загруженности). Режим связи: В нерабочее время и в выходные дни доступность по телефону/мессенджерам для решения экстренных или уточняющих вопросов (не постоянно, а единичные ситуации). Работа в районе м. Маяковская Оплата: Обсуждается индивидуально с успешным кандидатом по итогам собеседования, зависит от уровня компетенций и опыта.