Помощник руководителя/офис менеджер

Описание

Офис-менеджер / помощник руководителя Компания АЛТ — транспортно-экспедиционная компания, работающая с 2008 года. Мы растём, развиваем новые направления и усиливаем внутренние процессы. Сейчас ищем структурного, ответственного и инициативного офис-менеджера / помощника руководителя, который поможет держать в порядке текущие процессы и участвовать в реализации новых задач и проектов. О роли Это не позиция, где нужно только отвечать на звонки, заказывать канцелярию и выполнять разовые поручения. Нам нужен человек, который умеет организовать процесс, зафиксировать договорённости, проконтролировать сроки, собрать информацию и довести задачу до результата. В работе будут как административные задачи, так и организация мероприятий, подготовка материалов, взаимодействие с подрядчиками и участие во внутренних проектах компании. Чем предстоит заниматься • Выполнять организационные и рабочие поручения руководителя• Организовывать встречи, совещания и мероприятия• Вести календарь, фиксировать договорённости и контролировать сроки• Вести задачи в Bitrix и следить за их исполнением• Координировать подрядчиков и сотрудников по текущим задачам• Собирать, систематизировать и оформлять информацию• Работать с Excel / Google Sheets, таблицами и простой отчетностью• Готовить презентации, документы, материалы для встреч и проектов• Помогать с оформлением и визуальной подачей материалов• Решать текущие организационные и офисные вопросы• Контролировать наличие необходимых товаров и расходных материалов для офиса• Организовывать рабочие места для новых сотрудников• Поддерживать порядок в административных процессах офиса Отдельная часть работы — проекты и визуал Периодически нужно будет: • помогать в организации корпоративных мероприятий и внутренних проектов• искать подрядчиков, площадки, товары и оптимальные варианты• собирать презентации и визуальные материалы• работать с Canva и аналогичными сервисами• помогать превращать идею руководителя в понятный и аккуратно оформленный результат Поэтому нам важна не только исполнительность, но и насмотренность, аккуратность и чувство визуала. Нам подойдёт человек, который • структурный и организованный• внимательный к деталям• ответственно относится к срокам и договорённостям• умеет одновременно вести несколько задач и расставлять приоритеты• не теряет информацию и не требует постоянных напоминаний• умеет самостоятельно разобраться в новой задаче• доводит начатое до результата• инициативный — видит проблему и предлагает решение• грамотно общается с коллегами и подрядчиками• умеет работать быстро, но без потери качества• обладает хорошим визуальным вкусом и насмотренностью Что важно • Уверенное владение Excel / Google Sheets• Уверенная работа с компьютером и онлайн-сервисами• Опыт работы с CRM, Bitrix или другими таск-системами• Умение работать с документами, таблицами и большим объёмом информации• Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, координатором или администратором будет преимуществом Будет плюсом опыт работы с Canva, презентациями, мероприятиями, подрядчиками или проектными задачами. Что предлагаем • Работа в стабильной компании с 2008 года• Официальное оформление• График: 5/2, с 09:00 до 18:00• Работа в офисе в Ульяновске• Работа напрямую с руководителем• Разнообразные задачи и участие в проектах компании• Возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности• Обучение и поддержка на этапе адаптации• Корпоративная мобильная связь• Комфортный офис: кухня, кофемашина, зона отдыха Кого мы хотим видеть в этой роли Нам нужен не человек, который ждёт подробной инструкции на каждую задачу, а надёжный помощник, которому можно передать задачу и быть уверенным, что она не потеряется и будет доведена до результата. Если вам нравится наводить порядок в процессах, организовывать, искать решения и видеть конкретный результат своей работы — откликайтесь.