Офис-менеджер
Описание
В компанию «АВИАПАРТС» одного из крупнейших российских поставщиков авиационно-технического имущества, на конкурсной основе приглашается офис-менеджер Обязанности: Регистрация договоров: учет, присвоение номеров, ведение реестра договоров и контроль их физического и электронного хранения. Взаимодействие с бухгалтерией: сбор, первичная проверка, систематизация и своевременная передача закрывающих документов (актов, накладных, счетов-фактур). Электронный документооборот: отправка, прием, распределение и подписание электронных документов через специализированные системы ЭДО (Диадок, СБИС и др.). Работа в 1С: оформление, проведение и учет транспортных документов (путевых листов, ТТН, ТН, актов и счетов на логистику). Мониторинг состояния техники: регулярная проверка исправности и работоспособности офисных принтеров, сканеров, МФУ, а также кухонного оборудования (кофемашин, холодильников, микроволновых печей, кулеров, посудомоечных машин). Своевременное информирование: немедленное уведомление ИТ-отдела (по оргтехнике), руководителя АХО или профильных сервисных служб о любых сбоях, поломках и технических ошибках оборудования. Организация ремонта: оперативный вызов профильных мастеров и специалистов для проведения диагностики, технического обслуживания и ремонта кухонной и оргтехники. Контроль расходных материалов: отслеживание остатков картриджей, бумаги, тонеров, а также средств для очистки кофемашин, фильтров для воды и моющих средств для кухни; своевременное информирование руководства о необходимости закупок. Обеспечение жизнедеятельности офиса: своевременный заказ и контроль поставок канцелярии, хозяйственных товаров, питьевой воды, чая, кофе и продуктов для сотрудников и гостей. Бумажный документооборот: прием, регистрация, учет и распределение входящей и исходящей бумажной корреспонденции, посылок и курьерской доставки. Работа со звонками: прием, фильтрация и оперативное перенаправление входящих телефонных вызовов сотрудникам компании. Встреча посетителей: приветствие гостей и партнеров компании, организация зоны ожидания, приготовление чая или кофе для участников встреч. Управление чистотой: контроль работы уборщицы, поддержание порядка в общих зонах, кабинетах и на кухне. Трэвел-поддержка: заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц, оформление виз и организация трансферов для командированных сотрудников. Организация совещаний: подготовка переговорных комнат, обеспечение участников канцелярией, водой, сбор и печать необходимых материалов к встречам. Координация персонала: распределение текущих задач курьеру и контроль их выполнения. Взаимодействие с арендодателем: своевременная передача заявок на пропуска, ремонт, обслуживание инженерных или коммунальных сетей здания. Требования: Среднее-специальное/ высшее образование Опыт работы в указанной должности от 1 года; Уверенный пользователь компьютера, Интернет-ресурсами, MS Office (Word, Excel, PowerPoint); Знание электронного документооборота, знание 1С; Доброжелательность, грамотная речь, знание делового этикета, аккуратный внешний вид, создание в компании позитивного настроения; Знание требований и правил ведения делопроизводства. Условия: Трудоустройство в соответствии с ТК РФ; График работы пн.-пт. 09.00-18.00, сб., вс. – выходной; Заработная плата достойная, обсуждается с кандидатом; Работа в стабильной, динамично развивающейся компании; Современный комфортный офис.