Офис-менеджер (с функцией ведения документооборота)

Описание

Обязанности: 1. Организация работы ресепшн 10-го этажа: встреча и сопровождение гостей Клуба; оформление и координация пропусков, парковка; прием и распределение входящих обращений; координация переговорных комнат; взаимодействие с приемной Генерального директора, руководителями и подразделениями Клуба; административное сопровождение текущей работы офиса; взаимодействие с управляющей компанией и представителями арендодателя по текущим вопросам эксплуатации офиса; передача заявок по техническим и хозяйственным вопросам, контроль их исполнения; оперативная коммуникация с УК при возникновении неисправностей и иных вопросов, влияющих на работу офиса; выполнение текущих организационных задач в рамках функционала секретариата. 2. Документооборот: регистрация и обработка входящей и исходящей документации; работа в СЭД (заявки на закупку/оплату/загрузка закрывающих документов); подготовка документов к подписанию и их дальнейшая обработка; контроль движения и статуса документов в рамках закрепленных процессов; сканирование, систематизация и архивирование документации; освоение ключевых процессов делопроизводства Клуба; обеспечение взаимозаменяемости по основным процессам документооборота на период отпуска или временного отсутствия основного сотрудника. 3. Курьерская и почтовая логистика: координация текущей работы офисного курьера; распределение курьерских поручений и контроль их выполнения; организация отправки и получения документов, корреспонденции и посылок; работа с почтовыми и курьерскими службами, включая Почту России, СДЭК, PONY EXPRESS; оформление отправлений, заявок и необходимой сопроводительной документации; отслеживание статуса отправлений и контроль своевременной доставки; взаимодействие с подразделениями Клуба по вопросам отправки и получения корреспонденции. Требования: Высшее или среднее профессиональное образование; Опыт работы офис-менеджером, координатором офиса, секретарем, специалистом по документообороту или на аналогичной позиции от 1 года; Опыт работы с документами, понимание основных принципов делопроизводства; Уверенное владение MS Office, электронной почтой, календарями и оргтехникой; Опыт работы в СЭД будет преимуществом; Грамотная устная и письменная речь; Знание английского языка на уровне не ниже Intermediate (B1), предпочтительно Upper-Intermediate (B2) и выше; Умение поддержать коммуникацию с иностранными гостями, сориентировать их и решить базовые организационные вопросы на английском языке; Внимательность, аккуратность и системность при работе с документами; Хорошие организационные и коммуникативные навыки; Умение самостоятельно расставлять приоритеты и работать с несколькими задачами одновременно; Доброжелательность, тактичность и презентабельность; Соблюдение конфиденциальности и корректность при работе со внутренней информацией; Готовность осваивать смежные функции и обеспечивать взаимозаменяемость внутри подразделения; Заинтересованность в профессиональном развитии и дальнейшем росте внутри административного направления внутри Клуба, а также в других функциональных направлениях. Условия: Оформление по ТК РФ; График - 5/2, с 10.00 до 19.00; Основное рабочее место - ресепшн 10-го этажа; Непосредственное подчинение руководителю секретариата; Конкурентоспособный уровень заработной платы, годовое премирование; Работа в современном офисе в центре Москвы; ДМС; Обучение внутренним процессам, СЭД и стандартам документооборота Клуба. Возможность расширения профессиональных компетенций и дальнейшего карьерного развития внутри Клуба.