Офис-менеджер | Помощник руководителя

Описание

Ассистент руководителя | офис-менеджерМахачкала | Работа в офисе | Полный деньМы — IT-компания, занимаемся внедрением, сопровождением и развитием корпоративных IT-систем и решений для бизнеса.Ищем ассистента руководителя, который возьмёт на себя организацию и контроль текущих процессов компании.У нас небольшой офис и небольшая команда, поэтому классических обязанностей офис-менеджера немного. Основная задача — помогать руководителю поддерживать порядок в работе с действующими клиентами, оплатами, лицензиями, задачами сотрудников и текущими организационными вопросами.Нам нужен человек, которому можно передать задачу и быть уверенным, что она не потеряется и будет доведена до результата.Чем предстоит заниматься:Работа с действующими клиентами вести и поддерживать в порядке базу действующих клиентов; контролировать текущие организационные вопросы по клиентам; следить за договорённостями, сроками и следующими действиями; связываться с клиентами по вопросам документов, оплат, продлений и другим организационным вопросам; следить, чтобы ни один клиентский вопрос не оставался без ответственного и дальнейшего действия. Продавать и самостоятельно искать новых клиентов не требуется — этим занимается отдельный менеджер по продажам.Лицензии, подписки и закупки контролировать сроки действия лицензий и подписок клиентов; заранее запускать процесс продления; оформлять закупки и продления лицензий через партнёрские кабинеты и поставщиков; проверять правильность тарифа, периода и данных перед закупкой; контролировать получение и активацию лицензий; передавать необходимую информацию ответственным сотрудникам; фиксировать информацию о закупках и сроках действия в CRM; контролировать необходимые закупки для клиентских проектов. Работе с нашими продуктами, поставщиками и партнёрскими кабинетами обучим.Счета и оплаты контролировать выставление счетов действующим клиентам; следить за поступлением оплат; напоминать клиентам о предстоящих и просроченных платежах; контролировать дебиторскую задолженность; следить за связкой «оплата клиента → необходимая закупка → выполнение обязательств»; взаимодействовать с бухгалтерией по организационным вопросам и документам. Вести бухгалтерский учёт самостоятельно не требуется.Контроль задач и исполнителей контролировать задачи сотрудников и исполнителей; следить за ответственными и установленными сроками; напоминать о приближающихся и просроченных задачах; уточнять новые сроки при переносах; контролировать выполнение поручений руководителя; своевременно сообщать руководителю о проблемах, задержках и вопросах, требующих его решения; помогать в организации и проведении рабочих планёрок; фиксировать договорённости по итогам встреч и контролировать их исполнение. Задача ассистента — не выполнять работу специалистов вместо них, а следить, чтобы договорённости и задачи не терялись.Помощь руководителю вести рабочий календарь руководителя; назначать и координировать встречи; напоминать о встречах и важных задачах; фиксировать поручения и контролировать их выполнение; собирать вопросы, требующие решения руководителя; помогать организовывать рабочий день и приоритеты. Офисные и административные вопросыУ нас небольшой офис, в котором постоянно работает несколько человек, поэтому этот блок занимает небольшую часть рабочего времени: заказ необходимых расходных материалов; работа с корреспонденцией и документами; небольшие офисные закупки; встреча посетителей; решение текущих организационных вопросов. Кого мы ищемНам подойдёт человек, который: любит порядок и системность; умеет доводить задачи до результата; внимательно относится к срокам и деталям; способен одновременно держать под контролем несколько процессов; не боится общаться с клиентами; умеет вежливо, но настойчиво напоминать сотрудникам и клиентам о договорённостях; не ждёт постоянных указаний руководителя по каждой мелочи; умеет самостоятельно разобраться в задаче и задать правильные вопросы; уверенно работает с компьютером, таблицами, документами и календарями; обладает грамотной устной и письменной речью. Опыт работы с CRM, Bitrix24, документооборотом, лицензиями или в IT-компании будет преимуществом, но не является обязательным.Главное для нас — ответственность, внимательность и способность организовывать работу.Что НЕ входит в обязанности: холодные звонки и поиск новых клиентов; выполнение плана продаж; бухгалтерский учёт; техническая настройка IT-систем; выполнение работы программистов и технических специалистов. Условия работа в офисе в Махачкале; полный рабочий день, 5/2; небольшая команда; обучение продуктам компании, CRM и внутренним процессам; понятная зона ответственности; прямое взаимодействие с руководителем; возможность постепенно получить больше самостоятельности и ответственности; перспектива профессионального роста до операционного менеджера На старте — фиксированная часть. После прохождения адаптации — фикс + ежемесячная премия за качество ведения процессов.Премия зависит не от продаж, а от результата работы: своевременного контроля продлений и закупок, отсутствия потерянных клиентских вопросов, контроля оплат, порядка в задачах и CRM.Как выглядит хороший результат работыЧерез несколько месяцев работы: ни одно продление клиента не забыто; необходимые лицензии закупаются вовремя и без ошибок; оплаты находятся под контролем; по каждому важному клиентскому вопросу понятен следующий шаг; у задач есть ответственные и сроки; просроченные задачи не остаются без контроля; встречи и поручения руководителя не теряются; руководителю не приходится самостоятельно помнить обо всех текущих мелких задачах компании. Если вам нравится организовывать процессы, наводить порядок и добиваться того, чтобы начатые задачи действительно доводились до результата — будем рады познакомиться.