Руководитель административного отдела

Описание

КРАТКО О ВАКАНСИИ: Сейчас мы в поисках Руководителя административного отдела. Ключевые задачи на этой должности: управление процессами административного отдела, выстраивание системы документооборота (в том числе посредством автоматизации). МЫ ОЖИДАЕМ ОТ КАНДИДАТА: Высшее образование; Опыт работы на управленческой позиции в административно-хозяйственной сфере от 3 лет, с командой не менее 2 человек; Понимание процессов и опыт работы по блокам: Входящий и исходящий документооборот и делопроизводство (за исключением работы с клиентами), в том числе на базе 1С ДО или других систем, Обеспечение офиса (канцелярские товары, бытовая химия, техника, мебель, вода и т.д.), Travel-поддержка, Эксплуатация офиса (взаимодействие с арендодателями, УК, организация ремонтов, клининг и т.д.) Служба ресепшн (прием звонков, встреча гостей, заказ пропусков и т.д.) Выполнение поручений подразделений (сканирование документов, составление отчетов, организация переговоров, проверка реестров) Уверенное владение MS Office, опыт работы с 1С:ERP и Smartway - как плюс. ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ: Управление командой отдела (распределение задач, обучение, мотивация, контроль исполнения); Автоматизация системы делопроизводства компании (поставщики товаров и услуг для внутреннего использования), регламентация и оптимизация процессов документооборота на базе имеющихся технических инструментов; Организация блока "travel-поддержка": бронирование билетов, гостиниц, визовое сопровождение для сотрудников и партнеров компании (в том числе с помощью travel-агентства); Организация и контроль хозяйственных закупок для офисов компании (центральный офис в Москве + несколько небольших региональных офисов) и склада, поиск и работа с подрядчиками и поставщиками товаров/услуг; Управление офисной инфраструктурой, взаимодействие с арендодателями по всем вопросам (аренда, коммунальные услуги, ремонт, клининг и т.д.); Сервисы для сотрудников: такси (заказ и администрирование кабинета), курьерская доставка (свои курьеры + Major и т.д.) и других; Контроль бюджета отдела, анализ и оптимизация расходов, отчетность. МЫ ПРЕДЛАГАЕМ: Оформление в соответствии с ТК РФ, трудовой договор бессрочный. Заработная плата белая (уровень дохода обсуждается по результатам собеседования); График работы – пятидневная неделя с гибким началом рабочего дня (с 8:00, 9:00 или 10:00), офис на ул. Правды, д.26 (м. Савеловская 5-7 минут пешком от метро); В пятницу рабочий день сокращен на 1 час; Возможен гибрид не более 2 дней/неделю (действует для сотрудников, отработавших в компании более 1 года); Дополнительный выходной в день рождения (с возможностью перенести его на другой день); Полис ДМС, страхование от несчастных случаев и при выезде за рубеж после окончания испытательного срока; Компенсация транспортных расходов в размере 2184 руб. (до вычета налога) после окончания испытательного срока, при работе в комбинированном режиме 1000 руб. (до вычета налога) в месяц на оплату интернета.