Специалист АХО / Офис-менеджер

Описание

Основные задачи и функции будущего сотрудника: Ведение делопроизводства: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, подписание/согласование документов у руководителя и т.д.; Приём и координация звонков в офисе Компании; Организация приёма и обслуживания гостей, партнёров, клиентов Компании; Решение вопросов по обеспечению безопасности работы офиса; контроль за техническим оснащением офиса, за исправностью и безопасностью компьютерного и сетевого оборудования офиса; контроль за правильной эксплуатацией оргтехники, её ремонтом; Участие в решении вопросов по организации рабочих мест для сотрудников Компании; обеспечение помещения офисной мебелью, офисным оборудованием (поиск, заказ, доставка, сборка, ремонт и т.д.); контроль за рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе (картриджи, тонеры и т.д.), за их хранением и распределением; участие в переезде офиса; Контроль деятельности организаций-партнёров, предоставляющих услуги Компании (оформление заявок на оплату счетов, закрывающие финансовые документы, уборка помещения, снабжение водой, IT-поддержка, такси, мобильная связь, услуги нотариуса и прочее); Осуществление сопровождения договоров, касающихся административно-хозяйственной сферы Компании (оформление, согласование, подписание, пролонгация, контроль исполнения, расторжение); Контроль за чистотой и порядком в офисе Компании; обеспечение офиса необходимыми продуктами (чай, кофе, вода) и предметами ежедневного обихода (салфетки, одноразовая посуда и прочее); Работа с курьерскими службами; Организация совещаний; Взаимодействие со СМИ: все этапы согласования заявок от СМИ; присутствие в процессе проведения съёмки или интервью; Подготовка выступления руководителей на мероприятиях различного уровня. Требования: Знание китайского языка (HSK 4 и выше); Высшее образование; Умение работать в режиме многозадачности; умение анализировать информацию, искать информацию в интернет ресурсах; Организаторские способности; умение находить пути решения рабочих проблем; Навыки работы с офисной техникой (принтеры, МФУ). Условия работы: график работы 5/2 с 09.00 до 18.00.