Ассистент по документообороту

Описание

Abrau Club — lifestyle-бренд, объединяющий атмосферные пространства, коллекции одежды и аксессуаров, предметы для дома, косметику, ароматы и лимитированные продукты, вдохновленные эстетикой Абрау-Дюрсо. Обязанности: 1. Административная поддержка офиса: Ведение входящей и исходящей документации, организация почтовых отправлений. Организация курьерской доставки между офисами, магазинами, производствами и подрядчиками (СДЭК, Деловые Линии, Достависта и др.). Обеспечение офиса и подразделений (офис, склад, цех) канцелярией, расходными материалами и товарами первой необходимости. Контроль состояния офиса: поддержание порядка, организация хозяйственных процессов. Встреча посетителей, оформление пропусков, навигация по офису. Информирование сотрудников о корпоративных новостях и событиях. Контроль дней рождений и внутренних мероприятий. Travel-поддержка руководителей: оформление командировок, отчетность. 2. Документооборот и работа с подрядчиками: Подготовка и согласование договоров, заведение в систему, контроль подписания. Заведение счетов на оплату, контроль оплат и закрывающих документов (акты, УПД, чеки). Ведение архива оригиналов документов. Поддержание депозитных балансов в сервисах (СДЭК, Деловые Линии, Достависта, Комус и др.). Ведение и актуализация базы подрядчиков. 3. Маркетинговая поддержка: Координация отправки продукции (сбор, упаковка, учет, возвраты). Маркировка рекламы в ОРД. Участие в подготовке и реализации маркетинговых мероприятий. Координация производства и доставки печатных материалов (POS, меню, ценники и др.). Подготовка и сопровождение договоров с рекламодателями. Требования: Уверенный пользователь Excel, Word; Базовые знания 1с; Внимательность к деталям, аккуратность, исполнительность и пунктуальность. Условия: Официальное оформление, полный социальный пакет; Динамичная и креативная команда; Корпоративные скидки и мероприятия; Подарки к праздникам; База для личного и профессионального развития.