Бизнес-ассистент PR/операционный координатор управляющего партнёра

Описание

Нам нужен не классический персональный ассистент и не секретарь, а бизнес-ассистент собственника с функцией операционного координатора. Задача человека — сопровождать руководителя в ежедневной работе, фиксировать договорённости, переводить их в конкретные задачи, ставить задачи в Мегаплан, контролировать исполнение и помогать руководителю держать управление бизнесом в системе. Руководитель занимается развитием бренда, финансами, сотрудниками, рестораном, PR, SMM, маркетингом, юридическими вопросами, закупками, производством коллекций, продажами, партнёрствами, мероприятиями и стратегическим развитием. Ассистент должен помогать структурировать этот поток задач и доводить его до результата. В кандидате для нас важно: Опыт работы бизнес-ассистентом, executive assistant, помощником собственника, операционным координатором, проектным координатором или помощником управляющего от 2 лет. Опыт работы с собственником бизнеса или топ-менеджером. Опыт ведения задач в CRM, Мегаплане, Битрикс24, Notion, Trello, Asana или аналогичных системах. Уверенное владение Google Calendar, Google Docs, Google Sheets, Word, Excel, мессенджерами и электронной почтой. Умение вести деловую переписку. Готовность ездить с руководителем на встречи и мероприятия. Готовность работать в динамичном графике. Высокий уровень ответственности и конфиденциальности. Условия: Мотивация: оклад+kpi (отталкиваемся от зп. ожиданий кандидата и навыков) Оформление: ИП или Самозанятость Обязанности: Сопровождение руководителя на деловых встречах(переговоры, мероприятия, встречи с партнёрами, подрядчиками и клиентами.) Фиксировать ключевые договорённости по итогам встреч, вести краткий протокол Ставить задачи в Мегаплан по итогам встреч, звонков и поручений и контролировать Назначать ответственных сотрудников. Помогать руководителю координировать работу сотрудников по разным направлениям Фиксировать задачи по PR, SMM, съёмкам, публикациям, рассылкам, мероприятиям и партнёрским активностям. Контролировать сроки подготовки контента, материалов, презентаций, текстов и визуалов. Координировать коммуникацию между руководителем, маркетингом, SMM, PR и подрядчиками. Следить, чтобы идеи руководителя превращались в конкретные задачи и реализовывались. Контролировать подготовку материалов к мероприятиям, коллаборациям и партнёрским проектам Фиксировать задачи по ресторану: сервис, меню, персонал, мероприятия, гости, партнёры, поставщики, маркетинг. Фиксировать задачи по производству коллекций, закупкам, тканям, поставщикам, срокам и образцам. Контролировать дедлайны по коллекциям Помогать собирать финансовую информацию по поручению руководителя. Контролировать получение счетов, актов, договоров, оплат и закрывающих документов. Ставить задачи бухгалтерии, юристам, сотрудникам и подрядчикам Координировать коммуникацию с юристами. Передавать документы, задачи, комментарии и правки. Контролировать сроки подготовки договоров, претензий, писем и юридических материалов. Следить, чтобы юридические вопросы не оставались без движения. Фиксировать замечания руководителя к договорам и передавать их юристам. Вести календарь встреч, звонков, мероприятий и поездок. Контролировать логистику, адреса, время, участников и подготовку материалов. Предупреждать о пересечениях и рисках в расписании. Готовить руководителя к дню: встречи, задачи, документы, звонки, приоритеты. Напоминать о важных датах, обязательствах и договорённостях.