Офис-менеджер/Хозяйка/Хозяин офиса
Описание
Приветствуем тебя, будущий коллега! НТЦ «Конструктор» — аккредитованная ИТ-компания, которая проектирует, разрабатывает и внедряет цифровые решения для строительства и развития масштабных объектов промышленной и городской инфраструктуры. Мы создаем цифровые двойники территорий и объектов капитального строительства, обеспечивая интеграцию данных и эффективное управление проектами на всех уровнях. С 1989 года НТЦ «Конструктор» работает в сфере цифровизации и автоматизации проектирования. Наша экспертиза подтверждена более чем 500 проектами в строительстве — от гражданских объектов до промышленных предприятий, энергетических комплексов и объектов транспортной инфраструктуры. Ключевые направления деятельности компании: - создание многомерных геоинформационных систем; - разработка систем управления инженерными данными; - разработка информационных моделей и проектирование; - геодезия и кадастр, инвентаризация и учёт активов; - образовательные курсы по внедрению и эффективной эксплуатации решений. И сейчас мы находимся в поиске офис-менеджера! Основные задачи и обязанности 1. Административная поддержка и работа с клиентами: - прием, встреча и размещение посетителей офиса; - организация и администрирование встреч: бронирование переговорных комнат, подготовка оборудования для офлайн- и онлайн-совещаний (Zoom, Teams и т.д.), обеспечение необходимых материалов; - распределение и обработка входящих телефонных звонков, фиксация информации; - выполнение отдельных поручений руководства; - взаимодействие с арендодателем и другими внешними организациями; - административная и организационная помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий компании: конференции, деловые встречи, праздничные и т.п. (взаимодействие с площадками, кейтерингом, подрядчиками, подготовка материалов, координация участников). 2. Поддержание работоспособности и комфорта офиса: - контроль за чистотой и порядком в рабочих зонах, переговорных комнатах, координация работы клининговой службы; - своевременный заказ, учет и распределение канцелярских принадлежностей, хозяйственных товаров, питьевой воды; - организация и поддержание запасов снэков, чая, кофе и и тп для кухни; - контроль за работоспособностью офисной техники и оборудования для конференц-связи. 3. Документооборот и организационная поддержка: - регистрация, учет и распределение входящей/исходящей корреспонденции (электронной и бумажной); - подготовка и оформление организационных документов (письма, запросы и тп); - организация отправки и получения почты (курьерские службы, «Почта России»); - трэвел-поддержка сотрудников: помощь в организации командировок (подбор и бронирование билетов, отелей и тп), подготовка документов; - работа в специализированных системах (например, Bitrix 24, PLM — обучение предусмотрено); - помощь сотрудникам в подготовке презентаций и документов, работа с архивом. Мы ожидаем: опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер/администратор/секретарь) от 1 года; отличное знание ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint) и офисной техники; опыт организации встреч и навыки работы с системами для видеоконференц-связи; грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета; навыки деловой коммуникации по телефону и при личном общении; аккуратность, внимательность к деталям, исполнительность и инициативность; ответственность, умение работать в команде и соблюдать субординацию; организаторские способности, умение работать в режиме многозадачности; навыки организационной поддержки мероприятий (event management) будут значительным преимуществом; опыт работы с системами электронного документооборота будет преимуществом. Сотрудничество с нами — это: работа в компании с дружным, профессиональным коллективом и поддержкой руководителя; трудоустройство по ТК РФ с первого рабочего дня; заработную плату, обсуждаемую по итогам собеседования; график работы: 5/2; комфортный офис в 7 минутах ходьбы от м. Дмитровская; увлекательные и запоминающиеся мероприятия с командой; возможности для профессионального роста и развития внутри компании. Присоединяйтесь к нам на пути к технологическим вершинам. Давайте вместе строить будущее, где технологии работают на вас!