Ассистент руководителя (агентство обмена недвижимости)

Описание

«КРОССПЛЕЙС» — агентство обмена недвижимости для жизни и инвестиций. Наша специализация — профессиональное сопровождение сделок по обмену недвижимости. Мы обеспечиваем клиентам комплексные решения, опираясь на отраслевой опыт, принципы прозрачности и индивидуальный подход к каждой задаче. В рамках развития компании мы расширяем команду и приглашаем к сотрудничеству классных специалистов. Мы работаем с эксклюзивными объектами и сложными сделками по обмену недвижимости — и ищем надёжного помощника, который возьмёт на себя организационную нагрузку и позволит руководителю сфокусироваться на стратегических задачах и ключевых переговорах. Чем предстоит заниматься Организовывать рабочий день руководителя: планировать встречи, формировать расписание, контролировать дедлайны, вести календарь и напоминать о важных событиях. Координировать внутренние процессы: распределять задачи между отделами, отслеживать статусы, фиксировать договорённости и следить за исполнением поручений. Подготавливать документы и материалы для рабочих встреч и совещаний: проекты писем, договоров, дополнительных соглашений, готовить раздаточные материалы, презентации и отчёты; а также бронировать переговорные, заказывать транспорт при необходимости. Работать с входящими обращениями в адрес руководителя: фиксировать заявки, распределять их по ответственным, контролировать сроки первичной реакции и информировать руководителя о срочных вопросах. Взаимодействовать с внутренними подразделениями (юристы, агенты, офис‑менеджер) и внешними контрагентами (нотариусы, банки, регистрационные службы) по оперативным вопросам. Систематизировать информацию: вести базы данных по задачам и сделкам, актуализировать статусы, хранить документы в соответствии с регламентом компании, обеспечивать быстрый доступ к нужным файлам. Помогать в подготовке отчётности: собирать данные от отделов, сводить показатели, оформлять итоговые таблицы и презентации для руководителя. Выполнять личные поручения руководителя, в том числе: бронировать авиабилеты, трансферы, а также отслеживать изменения в расписании, оформлять возвраты и обмены; резервировать отели и апартаменты; заказывать билеты на бизнес-мероприятия, резервировать столики в ресторанах, решать бытовые организационные задачи в рамках служебных целей; контролировать бюджет по поручениям, собирать и систематизировать подтверждающие документы (чеки, ваучеры, маршрутные квитанции) для отчётности. Что мы ждём от кандидата Опыт работы ассистентом, секретарем или координатором от 1 года (желательно в сфере недвижимости, услуг или смежных областях). Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Docs, календарями и таск‑трекерами (Trello, Notion, Bitrix24 и др.). Высокий уровень грамотности, умение писать чёткие и лаконичные тексты без ошибок. Способность работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты и сохранять спокойствие в условиях сжатых сроков. Проактивность и внимательность к деталям: замечать нестыковки в документах, задавать уточняющие вопросы, предупреждать риски. Тактичность, умение выстраивать коммуникацию с клиентами, агентами и партнёрами, соблюдать конфиденциальность информации. Готовность к динамичной работе и оперативному реагированию на срочные поручения. Условия работы Фиксированная заработная плата + система бонусов (обсуждается на собеседовании). График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 (возможны отдельные корректировки под специфику сделок). Комфортный офис в Октябрьском р-не г. Иркутска, оборудованное рабочее место. Возможности профессионального роста: участие в крупных проектах, обучение процессам сделок по обмену недвижимости (при желании), наставничество от руководителя. Корпоративная культура с чёткими регламентами, прозрачной коммуникацией и фокусом на результат.