Бизнес ассистент/Помощник руководителя
Описание
ООО «ТЭК Информ» — системный интегратор, реализующий решения по автоматизации, совершенствованию и оптимизации бизнес-процессов в крупнейших компаниях электроэнергетического комплекса.Компания работает более чем в 15 субъектах РФ, а широкая региональная сеть партнеров позволяет реализовывать проекты и организовывать сервисы любой сложности по всей территории России. Обязанности1. Организационно-документационное обеспечение- Прием и первичная обработка входящей корреспонденции/документов на руководителя; передача в подразделения/исполнителям по решению руководителя.- Ведение учета документов, поступающих на контроль: регистрация, отражение статусов, контроль прохождения и исполнения в управляющей системе.- Внесение резолюций/поручений руководителя в 1С:Документооборот и LanDocs, направление на исполнение.- Ежедневный мониторинг входящих сообщений/поручений в LanDocs и корпоративной почте, организация исполнения.- Контроль сроков исполнения поручений; еженедельный отчет по исполнительской дисциплине.- Проверка корректности оформления, комплектности и соблюдения процедуры согласования документов, передаваемых руководителю на рассмотрение/подпись.- Подготовка проектов писем/ответов на запросы и обращения.- Поиск и обработка информации по запросу руководителя; подготовка справок, аналитических материалов, отчетов, презентаций, докладов/выступлений 2. Документационно-информационное и административное сопровождение Ведение календаря руководителя, планирование встреч и рабочего графика. организация телефонных переговоров (переадресация, конференц-связь), работа с мини-АТС; фиксация информации в отсутствие руководителя и доведение до сведения. Организация совещаний/встреч (включая ВКС): сбор материалов, приглашения и оповещение, бронирование переговорных, подготовка и печать материалов. Протоколирование совещаний. Оформление пропусков, встреча гостей (чай/кофе), своевременный заказ продуктов/расходных материалов. Ежедневная проверка готовности рабочего места руководителя (АТС, канцелярия и т.п.). Travel-поддержка/командировки: проработка маршрутов, подбор рейсов/гостиниц, бронирование ж/д и авиабилетов, организация трансферов, координация водителя, составление и согласование почасового графика на период командировки. Организация курьерской/экспресс-доставки корреспонденции в рамках действующих договоров. Работа с персональными данными, коммерческой тайной и конфиденциальной информацией. Требования:- Опыт работы помощником первого лица/бизнес-ассистентом от 5 лет.- Высшее образование.- Отличное знание MS Office: Word, Excel; уверенное владение PowerPoint.- Опыт работы в СЭД LanDocs и 1С:Документооборот (обязательно).- Умение выстраивать контроль поручений и сроков, готовить отчетность по исполнительской дисциплине.- Аналитический склад ума, умение работать с большим объемом информации.- Грамотная устная и письменная речь, высокий уровень деловой переписки.- Знание принципов передачи информации по защищенным каналам связи.- Знание основ делопроизводства и документооборота: унифицированные стандарты ОРД, схема документооборота, порядок контроля прохождения документов, номенклатура дел и передача в архив.- Понимание порядка работы с договорами (в части оформления/исполнения), правил использования и хранения печатей.- Знание основ трудового законодательства РФ (в объеме, необходимом для роли).- Личные качества: внимательность к деталям, конфиденциальность, стрессоустойчивость, организованность, умение работать в режиме многозадачности.- Рекомендации с последних мест работы (обязательно). Условия:- Оформление по ТК РФ.- Белая заработная плата.- ДМС (расширенный пакет + стоматология).- Обучение за счет компании.- Бесплатный корпоративный транспорт от метро Приморская.