Офис-менеджер / Координатор административного отдела

Описание

Бюро АПЕКС — московская проектная компания, основанная в 2014 году и предоставляющая полный спектр услуг с междисциплинарным взаимодействием в единой BIM-среде. За время существования бюро нашей командой было спроектировано более 200 объектов, в том числе такие знаковые для Москвы, такие как: ГЭС-2, Бадаевский, Центральный телеграф, RED 7, Павелецкая Плаза, Кампус Яндекс, Ростех-Сити, Политехнический Музей, Шестигранник и другие проекты, получившие признание как у профессионалов рынка, так и горожан. Мы предлагаем: Возможность работать в динамичной и стремительно развивающейся компании, где каждый день принесет возможности для роста, взаимную поддержку и свободный обмен идеями. Гарантированное официальное трудоустройство и стабильная "белая" заработная плата, которая позволит вам чувствовать себя уверенно и безопасно. Участие в масштабных и значимых проектах, которые позволят вам проявить свой потенциал и достичь впечатляющих результатов. После испытательного срока вы получите возможность оформить ДМС, что обеспечит вас надежной медицинской защитой. Возможность постоянного обучения и повышения квалификации, чтобы быть в курсе последних тенденций и развиваться профессионально. Активная социальная жизнь, включающая спортивные, разговорные, творческие клубы и корпоративные мероприятия, поможет вам находить баланс между работой и личной жизнью. Ваша зона ответственности: Координация работы зоны ресепшен и обеспечение высокого уровня административного сервиса. Координация работы офисных водителей, курьеров и административных помощников, контроль качества и своевременности выполнения задач. Распределение административных задач внутри команды, контроль сроков исполнения и загрузки сотрудников. Контроль эффективной работы офиса и обеспечение его бесперебойного функционирования. Выстраивание и совершенствование административных процессов, разработка регламентов, инструкций, чек-листов и стандартов работы. Ведение и систематизация реестров, таблиц, графиков и иной административной отчетности. Контроль документооборота и соблюдения внутренних административных процедур. Взаимодействие с управляющей компанией бизнес-центра, подрядчиками и поставщиками услуг. Организация закупок товаров и услуг для офиса, контроль поставок, запасов и качества предоставляемых услуг. Участие в организации корпоративных мероприятий Выполнение административных поручений руководства Необходимые навыки: Опыт работы от 3-х лет Опыт координации работы сотрудников административной функции будет преимуществом. Умение организовывать людей, выстраивать процессы и контролировать их исполнение. Высокий уровень организованности, системное мышление и внимание к деталям. Отличное владение Microsoft Office (Excel, Word, Outlook), уверенная работа с таблицами, реестрами и отчетностью. Навыки планирования, расстановки приоритетов и эффективной работы в режиме многозадачности. Развитые коммуникативные навыки, доброжелательность и умение эффективно взаимодействовать с сотрудниками, подрядчиками и партнерами. Проактивность, ответственность и желание развиваться в сфере административного управления. Благодарим Вас за интерес, проявленный к нашей Компании. Мы обязательно рассмотрим Ваше резюме в течение 7 дней. Отсутствие ответа в течение недели означает, что по данной вакансии уже был сделан выбор. При этом Ваше резюме будет сохранено в нашей информационной системе и, если подходящая вакансия появится в будущем, мы предложим ее Вам для рассмотрения.