Офис-менеджер

Описание

Обязанности: Планирование и управление временем: ведение календаря встреч, оптимизация расписания руководителя, контроль сроков, дедлайнов, важных дат. Деловые коммуникации: работа с почтой и мессенджерами, приём и распределение телефонных звонков. Организация поездок: заказ гостиниц, ж/д и авиабилетов, оформление виз. Контроль исполнения поручений: трекинг задач, регулярная обратная связь о статусе выполнения задач. Ведение делопроизводства: подготовка документов, протоколов, регистрация приказов и распоряжений, обработка входящей/исходящей корреспонденции, контроль подписания, протоколирование. Участие в документообороте (передача документов на подпись директору, распределение подписанных документов по исполнителям, составление реестров документов). Договорная работа, включающая актуализацию контрагентов, согласование и размещение договоров, находящихся в зоне ответственности, а также работу с закрывающими документами. Составление официальных писем и обращений, поздравлений, рассылки по мероприятиям. Организация совещаний, встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение встреч и мероприятий в офисе. Следить за функционированием офиса, взаимодействовать с клининговой компанией, заказывать канцтовары и расходные материалы. Организация корпоративных мероприятий для сотрудников (день семьи, день строителя, экскурсии для детей, новогодний корпоратив, детский утренник, закупка пирогов к праздникам) и конференций (бронирование переговорных, заказ кейтеринга). Закупка корпоративных подарков для сотрудников – 8 марта, 23 февраля, день рождения, 1 сентября, лучший сотрудник, детские новогодние подарки, welcome pack. Требования: Образование высшее. Опыт работы в аналогичной должности от 1 года. Опыт организации мероприятий и встреч. Уверенное владение офисными программами, программами онлайн-коммуникаций, инструментами планирования и задач. Умение работать с оргтехникой. Условия: Работа в крупной, быстро развивающейся Российской компании. Обучение и развитие за счет Компании. Оформление в соответствии с ТК РФ, с предоставлением всех предусмотренных законом соц. гарантий. Высокая заработная плата - обсуждается индивидуально с успешным кандидатом состоит из окладной и бонусной части (KPI). Дополнительное медицинское страхование (ДМС) и страхование жизни. Ежедневная компенсация питания (с ежегодной индексацией). Корпоративная мобильная связь. Развитая социальная политика компании: материальная помощь, повышенная оплата больничных листов, новогодние подарки детям, займы для сотрудников и др.