Специалист студенческого офиса
Описание
АНПОО «Хекслет колледж» — современный колледж, который готовит прикладных специалистов для IT, цифровой экономики, инженерных решений, дизайна, медиа, кибербезопасности и смежных технологических направлений. Мы строим образовательную модель вокруг результата студента: важно не только пройти программу, но и обеспечить понятный, законный и аккуратно оформленный образовательный маршрут — от зачисления и движения контингента до выпуска, перевода, восстановления или отчисления. Студенческий отдел кадров в Хекслет колледже — это ключевой административный контур, который отвечает за корректность личных дел, приказов, заявлений, справок, студенческих документов, воинского учёта, статистики и данных о движении студентов. Специалист СОК помогает колледжу работать прозрачно и управляемо: студент получает документы вовремя, данные в системах актуальны, личные дела ведутся без ошибок, а внутренние подразделения опираются на достоверную информацию о контингенте. Чем предстоит заниматься: Работать с личными делами студентов: формировать, проверять, актуализировать, систематизировать и готовить документы к хранению. Вносить и актуализировать информацию о студентах в электронные базы данных, реестры, журналы и иные учетные системы колледжа. Оформлять академические документы: студенческие билеты, зачетные книжки и иные документы, связанные со статусом обучающегося. Готовить и выдавать справки студентам и законным представителям: об обучении, о периоде обучения, для перевода, по месту требования и по иным запросам. Принимать от студентов заявления на академический отпуск, отчисление, восстановление, перевод, изменение данных и иные действия по образовательному маршруту. Готовить проекты приказов и документы по движению контингента: зачисление, перевод, восстановление, отчисление, академический отпуск и другие статусы. Вести документооборот студенческого отдела кадров, обеспечивать своевременную регистрацию, хранение, передачу и контроль документов. Вести воинский учет студентов в пределах зоны ответственности отдела и требований действующих процедур колледжа. Формировать статистическую отчетность о численности, движении контингента студентов, статусах и изменениях в составе обучающихся. Архивировать личные дела выпускников и отчисленных студентов, готовить документы к передаче в архив. Взаимодействовать с учебным отделом, воспитательным отделом, Центром карьеры, бухгалтерией, руководителями кампусов и другими подразделениями по вопросам студентов и документов. Работать со студентами на приемах и в переписке: консультировать по порядку подачи заявлений, выдачи справок, оформления документов и срокам обработки запросов. Что мы ожидаем от вас: Опыт работы с документами, базами данных, реестрами, заявлениями или кадровым / учебным документооборотом от 1 года. Грамотная устная и письменная коммуникация. Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность и способность работать с большим объемом однотипных документов без потери качества. Умение вести таблицы, реестры, журналы, электронные базы и соблюдать правила хранения документов. Способность работать со студентами и родителями спокойно, корректно и по регламенту. Умение соблюдать сроки, фиксировать статус задачи и доводить документ до результата. Готовность работать с персональными данными и соблюдать конфиденциальность. Базовая уверенная работа с офисными программами: Word, Excel , электронная почта, мессенджеры, файловые хранилища, ERP система, АМО. Готовность работать в команде и взаимодействовать с несколькими подразделениями одновременно. Будет преимуществом: Опыт работы в образовательной организации, колледже, вузе, школе или учебном центре. Опыт работы в студенческом отделе кадров, учебной части, приёмной комиссии или отделе документооборота. Понимание специфики СПО: зачисление, движение контингента, академический отпуск, перевод, восстановление, отчисление, выпуск. Опыт ведения личных дел обучающихся. Что мы предлагаем: Работа в команде АНПОО «Хекслет колледж». Форма занятости: трудовой договор согласно ТК РФ. Режим работы: полная занятость, с понедельника по пятницу. Финансовая мотивация: оклад 70 000 рублей после вычета налогов. Работа в офисе с документами, студентами, внутренними подразделениями и электронными системами учета. Регулярная работа с персональными данными, личными делами студентов, заявлениями, приказами, справками и архивными материалами. Возможности обучения, роста и развития: погружение в образовательный документооборот, движение контингента, внутренние регламенты СПО, цифровые системы и процессы колледжа. Возможность профессионального роста внутри административного контура колледжа: старший специалист СОК, координатор направления, руководитель участка / отдела при развитии структуры. Адрес работы: Санкт-Петербург, ул. Мира, 3. Дата выхода на работу: по договоренности. Эта вакансия подойдёт специалисту, которому комфортно работать с документами, сроками, данными и людьми одновременно. Здесь важны не только аккуратность и исполнительность, но и понимание, что студенческий документооборот напрямую влияет на образовательный маршрут каждого студента!