Специалист по документообороту и административной поддержке

Описание

Milgard — технологичная B2B-компания в сфере систем доступа и электронных замков для жилой недвижимости. Мы работаем с девелоперами, управляющими компаниями и партнёрами строительного рынка. Мы развиваемся и усиливаем административный блок, поэтому ищем внимательного и системного специалиста, который поможет поддерживать порядок в документах, офисных процессах и ежедневной организационной работе компании. Эта позиция подойдёт человеку, который любит порядок, умеет работать с документами, замечает детали и получает удовольствие от того, что процессы становятся понятными, аккуратными и управляемыми.________________________________________________________________________________ Обязанности Ведение входящей и исходящей документации компании. Регистрация, систематизация и хранение документов. Работа с договорами, дополнительными соглашениями, актами, счетами и закрывающими документами. Контроль подписания документов внутри компании и со стороны контрагентов. Ведение бумажного и электронного архива. Сканирование, копирование, отправка и учёт оригиналов документов. Работа с электронным документооборотом: Диадок, СБИС, Контур или аналогичные системы. Взаимодействие с бухгалтерией, юристами, менеджерами, руководителями и контрагентами по вопросам документов. Подготовка писем, доверенностей, запросов и других служебных документов. Организация отправки документов, грузов, образцов и оборудования через курьерские и транспортные компании. Поиск и взаимодействие с логистическими компаниями по разовым отправкам. Контроль сроков доставки и получение подтверждающих документов. Заказ канцтоваров, воды, хозяйственных и офисных расходных материалов. Взаимодействие с курьерами, клинингом, сервисными и подрядными организациями. Поддержание порядка в офисе в рамках административных задач. Помощь в улучшении и систематизации документооборота и офисных процессов. ________________________________________________________________________________ Требования Опыт работы делопроизводителем, специалистом по документообороту, офис-администратором, офис-менеджером или помощником руководителя — от 1 года. Среднее специальное или высшее образование. Профильное образование в сфере делопроизводства, документооборота, юриспруденции, экономики, менеджмента или администрирования будет преимуществом. Понимание базового документооборота: договоры, акты, счета, закрывающие документы, доверенности. Опыт работы с ЭДО: СБИС, Контур или аналогичными системами будет преимуществом. Уверенное владение Word, Excel, 1С. Грамотная письменная речь. Внимательность к деталям, аккуратность и системность. Умение работать с несколькими задачами одновременно. Ответственность и готовность доводить задачи до результата. Спокойная деловая коммуникация с коллегами, подрядчиками и контрагентами. Готовность работать в офисе полный рабочий день. ________________________________________________________________________________ Условия Работа в стабильной развивающейся B2B-компании. Офисный формат работы. График: 5/2, полный рабочий день. Официальное оформление. Выплаты заработной платы 2 раза в месяц. Доход: 100 000 ₽ на руки, финальный уровень обсуждается по итогам собеседования и зависит от опыта. Понятные задачи и адекватная рабочая коммуникация. Вовлечённая команда без лишней бюрократии. Возможность выстроить удобный порядок в документах и офисных процессах. Прямое взаимодействие с руководством и ключевыми сотрудниками компании. Комфортный офис в центре города и спокойная рабочая атмосфера. ________________________________________________________________________________ Почему у нас может быть интересно Вы будете не просто «перекладывать бумаги», а помогать компании работать системно и без хаоса. У вас будет понятная зона ответственности и возможность навести порядок в процессах. Мы ценим аккуратность, надёжность и самостоятельность. Руководство открыто к предложениям, если вы видите, как сделать документооборот удобнее. Это стабильная офисная роль для человека, который любит порядок, структуру и конкретный результат своей работы.