Персональный ассистент руководителя (личные и бытовые поручения)
Описание
О вакансии Мы ищем проактивного и надёжного персонального ассистента, который возьмёт на себя административные задачи и организацию бытовых процессов руководителя. Ваша роль — снять с руководителя рутину и обеспечить бесперебойную работу как в деловой, так и в частной сфере: от документооборота и взаимодействия с подрядчиками до контроля ЖКХ, подбора домашнего персонала и решения срочных личных вопросов. Обязанности Взаимодействовать с подрядчиками и контрагентами (вести переписку, согласовывать условия, контролировать исполнение обязательств, фиксировать договорённости). Работать с договорами, актами, счетами и закрывающими документами: проверять корректность реквизитов и сумм, отслеживать сроки подписания и оплаты, формировать архив документов, контролировать наличие оригиналов. Доводить поставленные задачи до результата: самостоятельно определять промежуточные этапы, прогнозировать возможные риски и предлагать варианты решений, предоставлять руководителю краткие отчёты о статусе выполнения. Оперативно находить нужную информацию, товары или услуги, сравнивать варианты по критериям «цена — сроки — качество — надёжность поставщика», готовить для руководителя 2–3 оптимальных предложения с обоснованием выбора. Организовывать поиск и закупку необходимых товаров, комплектующих, расходных материалов и услуг: определять каналы закупки, запрашивать коммерческие предложения, согласовывать условия заказа и доставки, контролировать сроки поставки и соответствие полученного товара заявке. Контролировать оплату коммунальных услуг (ЖКУ): проверять корректность начислений в квитанциях, взаимодействовать с ресурсоснабжающими организациями и УК, вести учёт лицевых счетов и платежей, контролировать сроки поверки приборов учёта и подачи показаний, своевременно инициировать перерасчёты при необходимости. Административно сопровождать подбор домашнего персонала, координировать собеседования, вести простую базу данных по персоналу и истории взаимодействий. Выполнять личные поручения руководителя: сопровождать в отдельных задачах, оперативно решать срочные бытовые вопросы, сохраняя конфиденциальность и учитывая персональные предпочтения руководителя. Требования Опыт работы персональным помощником руководителя или в аналогичной роли — более 5 лет; желательно наличие кейсов по организации бытовых процессов; Навыки работы с финансовыми и юридическими документами: понимание логики договоров и актов, умение проверять счета на соответствие условиям, базовый навык ведения реестра платежей и закрывающих документов. Знание основ ЖКХ и типовых процедур взаимодействия с УК и ресурсоснабжающими организациями (порядок подачи показаний, поверки счётчиков, оформления перерасчётов). Умение выстраивать коммуникацию с подрядчиками, навыки ведения переговоров и урегулирования спорных ситуаций, способность аргументированно отстаивать интересы руководителя. Высокий уровень организованности, внимание к деталям и проактивность: умение самостоятельно структурировать задачи, расставлять приоритеты, предупреждать возможные сбои и предлагать решения до эскалации проблемы. Стрессоустойчивость и гибкость: способность эффективно работать в режиме многозадачности, оперативно переключаться между задачами, сохранять корректность коммуникации в напряжённых ситуациях. Грамотная устная и письменная речь, владение деловым стилем переписки, умение кратко и понятно формулировать статусы и предложения для руководителя. Уверенные навыки работы с офисными программами (Word, Excel, Outlook), владение базовыми функциями Excel для ведения реестров, учёта сроков и формирования сводных таблиц; Готовность к оперативному реагированию на срочные поручения, соблюдение конфиденциальности в работе с личными данными и бытовыми процессами руководителя. знание основ протокола и делового этикета, понимание иерархии и правил взаимодействия в бизнес‑среде; Будет плюсом опыт взаимодействия с госорганами и регуляторами (подготовка запросов, получение разрешений, сопровождение проверок); понимание основ бухгалтерского учёта и бюджетирования (для контроля расходов на личные поручения); базовые навыки фото‑ и видеосъёмки для фиксации личных и корпоративных мероприятий; опыт работы с премиальными консьерж‑сервисами и программами лояльности (Priority Pass, Dragon Pass); Почему стоит к нам присоединиться Стабильность и надёжность. Официальное оформление по ТК РФ, прозрачная система оплаты труда и социальный пакет. Центр столицы. Офис в историческом центре Москвы — в 3 минутах от Красной площади. Профессиональное развитие. Возможность перенимать опыт у топ‑менеджмента, развивать управленческие и организационные компетенции. Комфортная среда. Работа в атмосфере доверия и уважения, где ценят инициативу и самостоятельность. Баланс и поддержка. Чёткое разграничение рабочих и личных задач, система наставничества на испытательном сроке. Гибкий подход. Итоговый оклад устанавливается индивидуально в зависимости от опыта и квалификации кандидата по окончании испытательного срока. Как откликнуться Отправьте резюме и сопроводительное письмо на почту ________________. В письме расскажите: Почему вас заинтересовала эта позиция и что вы можете привнести в работу руководителя. О самом сложном личном поручении, которое вам приходилось выполнять (задачи, инструменты, результат). О ваших ожиданиях по заработной плате и дате начала работы. Мы изучим все заявки и свяжемся с наиболее подходящими кандидатами для приглашения на собеседование. ВНИМАНИЕ! Убедительная просьба в сопроводительном письме напишите Ваши предложения на следующую тему: Почему вас заинтересовала эта позиция и что вы можете привнести в работу руководителя. О самом сложном личном поручении, которое вам приходилось выполнять (задачи, инструменты, результат). О ваших ожиданиях по заработной плате и дате начала работы. Мы изучим все заявки и свяжемся с наиболее подходящими кандидатами для приглашения на собеседование. Резюме без сопроводительного письма рассматриваться не будут.