Бизнес-ассистент компании/операционный помощник

Описание

Solergy (Солерджи) — технологическая компания, развивающая рынок шеринга солнечных электростанций в России.Компания растёт, систематизирует процессы и ищет бизнес-ассистента, который станет правой рукой руководителя и поддержкой всей команды — продаж, инженерии, строительства и эксплуатации.📋 Обязанности📩 Административное обеспечение офиса и жизнедеятельности компанииОрганизация бесперебойной работы офисного пространства и логистика.Обеспечение офиса и склада всем необходимым: закупка канцелярии, воды, хозяйственных товаров, контроль оплаты аренды и коммунальных услуг.Встреча гостей, оформление пропусков, организация переговорных комнат.Приём, обработка и регистрация входящей/исходящей корреспонденции, контроль маршрутизации документов.Организация поездок, командировок и корпоративных мероприятий (бронирование билетов, отелей, трансферов, выбор площадок).Ведение календаря дней рождения сотрудников и партнёров, подготовка поздравлений и организация событийных активностей.🗂️ Полный цикл документооборота и договорная работаЮридическое и документальное сопровождение деятельности компании.Ведение общего документооборота организации: регистрация, контроль подписания, систематизация и архивация документов (в т.ч. с использованием 1С и ЭДО).Подготовка и оформление договоров, дополнительных соглашений, актов выполненных работ, сертификатов и сопутствующих бумаг с учётом юридических нюансов.Составление деловой корреспонденции, официальных писем, презентационных и маркетинговых материалов для внутреннего и внешнего использования.Ведение протоколов совещаний: фиксация ключевых решений, постановка задач, контроль исполнения поручений.📌 Управление партнёрами, подрядчиками и внешними командамиКоординация внешних ресурсов и контроль качества услуг.Организация полного цикла взаимодействия с внешними партнёрами: подготовка документов, ведение переписки, координация встреч с руководством.Поиск, отбор и управление подрядчиками по различным направлениям (5+ направлений) — контроль выполнения работ от старта до финального результатаСинхронизация задач между внешними командами, обеспечение бесшовного взаимодействия и соблюдение сроков.Координация работы с рекламными агентствами и участие в коммуникациях по продвижению (включая взаимодействие по платформе OZON в части ценовой политики и SEO-оптимизации).📈 Операционная и управленческая поддержка (Project Management)Управление процессами, сроками и внутренней отчётностью.Распределение задач по команде и контроль исполнения дедлайнов; ведение календаря проектов, встреч и ключевых дат.Координация рабочих процессов между отделами (продажи, инженерия, стройка, эксплуатация) для обеспечения целостности проектов.Сбор, систематизация и интерпретация данных для подготовки аналитических отчётов по итогам работы компании (поддержка управленческих решений).Ведение отчётности по всем направлениям деятельности, подготовка сводных материалов и презентаций для руководителя и совещаний.Оптимизация системы учёта с целью ускорения формирования отчётности, сокращения рутинных операций и автоматизации процессов ежемесячного планирования.💡 Персональная поддержка руководителяАдминистрирование задач и конфиденциальная работа первого лица.Подготовка материалов к внутренним и внешним совещаниям, встречам и переговорам.Работа с конфиденциальной информацией и документами ограниченного доступа.Выполнение организационных поручений, не вошедших в стандартные регламенты (включая ведение социальных сетей руководителя совместно с личным ассистентом).👨‍💻 Технические задачи и IT-поддержка (в рамках компетенции)Обеспечение работоспособности цифровой и офисной инфраструктуры.Администрирование системы Bitrix 24: обеспечение стабильной работы, консультирование пользователей, устранение ошибок, доработка функционала под бизнес-задачи.Настройка и поддержка работоспособности пакета Microsoft Office для сотрудников, подключение и техподдержка офисного оборудования (принтеры, сканеры, техника для конференций).Администрирование серверного оборудования (настройка, техническое обслуживание, обеспечение безопасности и бесперебойной работы) — при наличии квалификации.Разработка чётких технических заданий для IT-специалистов и дизайнеров (внутренних и внешних) для исключения недопонимания и контроля результата, развитые навыки вайб-кодинга.🎯 Участие в HR-процессах (кадровая поддержка)Содействие в подборе, адаптации и развитии персонала.Участие в подборе сотрудников (в рамках компетенции): разработка и внедрение системы поиска, скрининга и адаптации новичков.Организация и проведение обучающих мероприятий для персонала, участие в разработке программ наставничества.Взаимодействие с сотрудниками по организационным вопросам, помощь в адаптации к внутренним регламентам.📊 ТребованияОпыт работы ассистентом, офис-менеджером, координатором проектов или в административной роли (от 2 лет).Навык разработки регламентов, положений, блок-схем и презентаций.Опыт работы с договорами и подрядчиками (выбор, тендер, переговоры, контроль исполнения).Умение системно работать с большими объёмами информации.Грамотная письменная и устная речь, знание бизнес-этики.Самоорганизация, инициативность, умение расставлять приоритеты и работать в условиях многозадачности.Владение Excel / Google Sheets, CRM, офисными и облачными инструментами (Notion, Trello, Google Workspace)⚡ УсловияРабота в быстрорастущей компании, создающей новый рынок солнечной энергетики в России.Возможность влиять на процессы и участвовать в масштабировании бизнеса.Работа в офисе рядом с м.Калужская.Официальное оформление, стабильная зарплата и премии.Перспективы роста до операционного менеджера или исполнительного директора.💰 Зарплата: от 120 000 ₽, обсуждается по результатам собеседования.📩 Как откликнуться : Если вы заинтересованы в данной вакансии, начните свое сопроводительное письмо со слов «Я идеальный кандидат потому что ….. »