Офис‑менеджер (документооборот и административная поддержка)
Описание
СМК-ИНЖИНИРИНГ — динамичная и надежная инжиниринговая компания полного цикла. Мы специализируемся на реализации промышленных и гражданских объектов «под ключ»: от проектирования и снабжения до строительства и ввода в эксплуатацию.Мы ищем организованного специалиста, который возьмёт на себя жизнеобеспечение офиса, документооборот и административную поддержку команды и руководителя.Обязанности: Обеспечивать бесперебойную жизнедеятельность офиса: заказывать расходные материалы, контролировать хозяйственные вопросы; Вести документооборот: принимать, регистрировать, распределять входящую корреспонденцию и документы, вести реестр, контролировать сроки исполнения, обеспечивать оперативный документооборот между подразделениями компании, формировать и отправлять исходящую корреспонденцию через «Почту России», курьерские службы и экспресс‑доставку, формировать и хранить архивы; работать в crm-системе Битрикс24; Принимать и распределять входящие звонки, консультировать по базовым вопросам, переключать на профильных сотрудников, фиксировать сообщения и передавать информацию ответственным лицам; Работать с электронной почтой: обрабатывать входящие письма, отвечать на типовые запросы, сортировать и маршрутизировать корреспонденцию, следить за сроками ответов; Организовывать встречи и совещания: согласовывать графики участников, бронировать переговорные комнаты, создавать ссылки, подготавливать пространство и необходимое оборудование; Оказывать travel‑поддержку сотрудникам и руководителю: бронирование авиа- и ж/д билетов, отелей, трансферов; взаимодействие с корпоративными тревел‑сервисами или агентствами (оформление бронирований, внесение изменений, отмены) Писать письма и служебные записки в деловом стиле, готовить шаблоны и типовые тексты, согласовывать с руководителем; Выполнять текущие поручения руководителя, оперативно реагировать на срочные задачи, соблюдать приоритеты и сроки исполнения; Поддерживать клиентоориентированный подход при взаимодействии с внутренними и внешними клиентами: вежливо и корректно обрабатывать запросы, решать типовые вопросы, своевременно эскалировать сложные случаи. Требования: среднее специальное или высшее образование; опыт работы офис‑менеджером / администратором / помощником от 3 лет; уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook), Битрикс24, знание систем электронного документооборота, опыт внедрения и администрирования СЭД — будет преимуществом; грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки; организованность, внимательность к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности; стрессоустойчивость, доброжелательность, высокий уровень клиентоориентированности; готовность к выполнению разноплановых поручений и поддержанию порядка в офисе. Мы предлагаем конкурентоспособную заработную плату (обсуждается индивидуально по итогам собеседования) График работы 5/2, 9.00 -18.00 официальный трудовой договор комфортный офис в бизнес-центре возможности для профессионального роста Мы ищем специалистов, которые: · Стремятся участвовать в знаковых, сложных проектах. · Ценят профессиональную среду и командную работу. · Готовы вносить вклад в создание промышленных объектов будущего. Присоединяйтесь к нашей команде, чтобы вместе строить новые технологические горизонты.