Помощник руководителя/ПТО

Описание

Обязанности: Ведение реестра документации, договоров подряда, поставки, оказания услуг, реестров паспортов, сертификатов, контроль сроков их действия и исполнения (включая гарантийные обязательства); Проверка соблюдения сроков подготовки исполнительной документации; Заполнение документов по шаблонам (актов, ведомостей и т.д.), а также, при необходимости, участие в разработке документации, контроль комплектности и качества; Взаимодействие с контрагентами по телефону, почте и в мессенджерах; Подготовка и направление контрагентам официальной корреспонденции, претензий, уведомлений в рамках договорных отношений; Контроль за наличием полного пакета закрывающих документов (счета, акты, справки и т.д.) по договорам; Взаимодействовать с бухгалтерией по расхождениям оплаты; Помощь и консультирование подрядчиков и партнеров по документам и оплатам; Принятия решений по общим организационным вопросам, взаимодействие со смежными отделами, финансовым отделом, юридическим отделом, отделом комплектации, сметно-договорным отделом, субподрядчиками; Разрешение спорных ситуаций с контрагентами и клиентами в рамках своей компетенции; Рассмотрение поступающих претензий и направление мотивированных ответов (совместно с ответственными службами); Сверка, сопровождение и контроль отправки и получения оригиналов договоров/дополнительных соглашений/спецификаций/протоколов; Отслеживание исполнения договоров, анализ хода исполнения сторонами обязательств по договорам, обработка и проверка отчетных документов по результатам исполнения договоров; Подготовка отчетов по статусам оплат и документального закрытия проектов; Организация архивного хранения: формирование дел, описи, сроки хранения; Обеспечение сохранности документов в соответствии с требованиями законодательства; Организация уничтожения документов с истёкшими сроками хранения; Составление и ведение архива документов, реестров, договоров со снабжающими организациями, работа с проектной документацией, сбор соответствующей информации и упорядочивание в архив организации; Выполнение отдельных поручений руководителя. Требования: Высшее техническое (строительное) образование; Опыт работы в ПТО от 2 лет, желательно в сфере монтажа инженерных систем (тепловые пункты, котельные, отопление, водоснабжение, электроснабжение); Знание нормативных правовых актов и документов системы технического регулирования и стандартизации в сфере строительства; Уверенный пользователь ПК: знание Word, Excel, офисной оргтехники; Стрессоустойчивость, трудолюбие, самоорганизованность, умение работать в режиме многозадачности; Внимательность, ответственность и аккуратность в работе с документами; Грамотная устная и письменная речь; Умение работать в коллективе, доброжелательность; Навыки деловой переписки; Внимательность к деталям, ответственность за сроки, умение отстаивать интересы компании перед заказчиками; Основной фокус - помощь руководителю, офисные задачи, поиск информации, коммуникация и контроль поручений. Условия: Оформление в соответствии с ТК РФ График работы 5/2 с 09:00-18:00 (сб/вс выходной). Заработная плата 2 раза в месяц, оплачиваемый отпуск, больничный; Работа в сильной и дружной команде в комфортабельном офисе.