Администратор/офис менеджер

Описание

Компания «Виа Туризм» ищет ответственного администратора для комплексного обеспечения работы офисов и поддержки бизнес‑процессов. Нам нужен человек, который поможет выстроить чёткие, прозрачные процессы и обеспечит бесперебойную работу команды. Основные обязанности: Административно‑хозяйственное обеспечение: организовать бесперебойную работу офиса — закупать расходные материалы и канцелярские товары, контролировать остатки и своевременно пополнять запасы. Документооборот и финансовые процессы: работать с первичной документацией, согласовывать счета, участвовать в подписании договоров, следить за корректностью оформления документов. Взаимодействие с внешними контрагентами: выстраивать коммуникацию с подрядчиками и арендодателями бизнес‑центров, контролировать исполнение обязательств и соблюдение сроков. Организация мероприятий: участвовать в подготовке и проведении мероприятий — подбирать исполнителей, заключать контракты, контролировать качество работ на всех этапах. Дополнительные задачи: Формировать отчёты и вести рабочие таблицы по требованиям руководства. Участвовать в оптимизации процессов: описывать бизнес‑процессы компании, разрабатывать внутренние регламенты. Выполнять поручения руководителя в установленные сроки. Принимать от клиентов наличные платежи при продаже пакетных туров отдела фриланса, заключать договоры с туристами, выдавать документы на подпись и предоставлять базовую информацию по приобретённому туру (в рамках утверждённого регламента; консультирование по содержанию тура остаётся в зоне ответственности менеджера фриланса). Посещать почтовое отделение для отправки претензий и иной корреспонденции. Мониторить электронную почту и перенаправлять входящие сообщения соответствующим сотрудникам. Обрабатывать входящие телефонные звонки: новых клиентов передавать менеджеру по продажам, информацию от туроператоров направлять в общий чат. Требования к кандидату: Опыт административной поддержки — от 1 года. Опыт взаимодействия с подрядчиками. Опыт работы с бюджетом на закупки: постановка технического задания, анализ коммерческих предложений, контроль исполнения и сроков. Умение работать в режиме многозадачности. Отличные коммуникативные навыки и грамотная устная и письменная речь. Уверенное владение таблицами (Excel, Google Sheets). Структурность: способность поддерживать порядок в делопроизводстве, работать с большими объёмами информации и документов. Проактивный подход: умение не только выполнять задачи, но и предлагать улучшения. Будет преимуществом: Опыт разработки блок‑схем, создания и чтения процессных схем для оптимизации и визуализации рабочих процессов. Условия работы: График: 5/2, с 10:00 до 19:00, работа в офисе. Стабильная работа в развивающейся компании с возможностью влиять на процессы и внедрять улучшения. Поддержка команды и понятные регламенты для эффективной работы. Если вы любите порядок, умеете держать в голове множество задач и хотите помогать команде работать эффективнее — откликайтесь на нашу вакансию. В сопроводительном письме кратко расскажите, какой опыт в административной поддержке и оптимизации процессов у вас есть и какие процессы вам удавалось сделать прозрачнее и удобнее.