Администратор медицинского центра (м.Бунинская аллея)
Описание
Кого мы ищем Мы — многопрофильная частная клиника в Южном Бутово. У нас стоматология, лабораторная диагностика (анализы), УЗИ, гинекология, отоларингология, гастроэнтерология, дерматология и косметология. Нам нужен приветливый, энергичный администратор, который умеет не просто «принять звонок», а записать пациента: услышать запрос, подобрать нужного специалиста, объяснить ценность услуги и довести человека до приёма. Если вы уже работали в медцентре или стоматологии, свободно ориентируетесь в медицинских услугах и анализах, любите порядок и людей — нам по пути. Задачи администратора 1. Запись пациентов и работа со входящим потоком Приём входящих звонков (телефон, WhatsApp, Telegram, MAX), заявок с сайта, из соцсетей и агрегаторов (ПроДокторов, Яндекс,Услуги, Zoon). Активная запись пациентов: выявление запроса, подбор профильного врача, предложение подходящего времени. Консультирование по услугам клиники, срокам и стоимости: приёмы специалистов, УЗИ, лабораторные анализы, стоматология, косметологические процедуры. Разъяснение правил подготовки к исследованиям и анализам (натощак, отмена препаратов, дни цикла для УЗИ и гинекологии и т. д.). Исходящие звонки: подтверждение записи накануне, перезапись при отменах, работа с «недозвонами» и незакрытыми заявками. Возврат пациентов: обзвон по повторным приёмам, контрольным осмотрам, профгигиене. Ведение листа ожидания и оперативное заполнение «окон» в расписании врачей. 2. Работа с пациентами в клинике Встреча и сопровождение пациентов: доброжелательный приём, помощь с ориентацией по кабинетам, гардеробом, бахилами. Оформление первичных пациентов: договор на оказание медицинских услуг, информированные добровольные согласия, согласие на обработку персональных данных, анкеты. Заведение и ведение медицинской карты, контроль полноты подписанных документов. Управление ожиданием: контроль очереди, информирование о задержках, предложение чая/воды, поддержание комфортной атмосферы в зоне ресепшена. Работа с возражениями и деликатными ситуациями, разрешение конфликтов на своём уровне, эскалация руководителю при необходимости. Сбор обратной связи после приёма, приглашение оставить отзыв. 3. Касса и финансовая дисциплина Приём оплаты: наличные, банковские карты, СБП; работа с ККТ, выдача чеков. Работа с рассрочкой/кредитом на лечение (стоматология, если применимо), оформление предоплат и депозитов. Подготовка документов для налогового вычета и справок об оплате по запросу пациента. 4. Расписание врачей и координация Формирование и ведение расписания приёмов, контроль загрузки кабинетов. Согласование замен, переносов и отпусков врачей, своевременное оповещение пациентов. Координация связок «врач — процедура — анализы — повторный приём», чтобы пациент не терялся между этапами. Взаимодействие с медсёстрами, ассистентами стоматолога и лабораторией по срокам и подготовке. 5. Лаборатория и результаты анализов Оформление направлений на лабораторные исследования, корректный ввод кодов услуг. Получение, регистрация и выдача результатов: на руки, на e-mail, в мессенджер — с соблюдением врачебной тайны. Информирование пациента о готовности результатов и запись на повторный приём для расшифровки. 6. Документооборот и учёт в программе Ведение всех данных в медицинской информационной системе / CRM: карточка пациента, история обращений, источник обращения, статусы заявок. Работа с реестрами, выписками, справками, больничными по запросу (в части администратора). Учёт расходных материалов на ресепшене, заявки на канцелярию, бахилы, воду, печатные формы. Формирование ежедневных и ежемесячных отчётов: количество записей, конверсия из звонка в приём, выручка смены, отменённые приёмы. 7. Порядок и работа клиники Открытие и закрытие клиники: приём смены, проверка готовности кабинетов, включение/выключение оборудования, сдача под охрану. Контроль чистоты и презентабельности зоны ресепшена и зоны ожидания, наличие информационных материалов и прайсов. Контроль работы уборщицы и подрядчиков, вызов сервисных служб при неполадках. Соблюдение санитарных правил, требований по персональным данным (152-ФЗ) и врачебной тайне. Помощь в проведении акций и информировании пациентов о новых услугах и специалистах. Что мы ожидаем от вас Обязательно: Опыт работы администратором в медицинском центре, клинике или стоматологии — от 1 года. Понимание медицинских услуг: приёмы профильных специалистов, УЗИ, лабораторные анализы, ортопедия и терапия в стоматологии, косметологические процедуры. Знание правил подготовки пациента к анализам и исследованиям. Уверенная работа с МИС/CRM, кассовым аппаратом, офисными программами и мессенджерами. Грамотная устная и письменная речь, доброжелательность, стрессоустойчивость. Навык активной записи: умение не «отпустить» пациента без записи. Опрятный внешний вид, готовность работать в едином дресс-коде. Будет плюсом: Опыт в многопрофильной клинике (несколько направлений одновременно). Опыт работы с агрегаторами отзывов и репутацией клиники. Медицинское образование или курсы по администрированию в медицине. Условия График 2/2, смена с 7:30 до 20:30 — стабильно, с понятным расписанием на месяц вперёд. Доход: 75 000 – 95 000 ₽ на руки — оклад за смену + премия за выполнение показателей по записи и выручке (итоговый уровень обсуждаем на встрече и зависит от опыта). Оформление по ТК РФ с первого дня, оплачиваемый отпуск и больничный, полностью белая выплата. Адрес: Москва, Чечёрский проезд, д. 130 — в шаговой доступности от жилых кварталов Южного Бутово. Лечение и диагностика для вас и близких на льготных условиях. Молодая доброжелательная команда и руководитель, который на связи и решает вопросы, а не создаёт их. Реальные перспективы: старший администратор → администратор-координатор → управляющий клиникой.