Помощник руководителя/офис-менеджер

Описание

ООО «Боевые технологии» требуется помощник директора — офис-менеджер.Ищем ответственного, организованного и самостоятельного сотрудника, который обеспечит полноценную работу офиса и возьмет на себя организационную поддержку директора.Обязанности Помощь директору Ведение рабочего и личного календаря директора. Планирование встреч, звонков, поездок и мероприятий. Составление планов на день и неделю. Напоминание о встречах, задачах и договоренностях. Организация совещаний и встреч. Подготовка необходимой информации и материалов. Поиск товаров, услуг, подрядчиков и специалистов. Организация командировок: покупка билетов, бронирование гостиниц и трансфера. Бронирование ресторанов, переговорных и других площадок. Выполнение рабочих и личных поручений директора. Контроль выполнения поручений, поставленных директором. Взаимодействие с сотрудниками и подрядчиками исключительно по поручению директора. Оперативное решение возникающих организационных вопросов. Готовность оставаться на связи по срочным вопросам. Соблюдение конфиденциальности. Организация работы офиса Обеспечение полноценной и бесперебойной работы офиса. Контроль чистоты и порядка в офисных помещениях. Взаимодействие с уборщицей и контроль качества уборки. Контроль состояния кабинетов, переговорной, кухни и общих зон. Подготовка переговорной комнаты к встречам. Встреча посетителей, партнеров и кандидатов. Организация приема гостей: чай, кофе, вода и все необходимое для переговоров. Контроль наличия канцелярии, бумаги, воды, кофе, чая, бытовой химии и других расходных материалов. Своевременная закупка всего необходимого для офиса. Организация и оснащение рабочих мест сотрудников. Контроль исправности офисной техники, мебели, интернета и другого оборудования. Организация ремонта техники и устранения неисправностей. Взаимодействие с арендодателем и обслуживающими организациями. Контроль ключей, пропусков и доступа в офис. Оформление пропусков для сотрудников, гостей и автомобилей. Прием и отправка корреспонденции и посылок. Взаимодействие с курьерскими службами. Организация корпоративных мероприятий, поздравлений и подарков. Контроль общего состояния и внешнего вида офиса. Самостоятельное выявление и решение текущих хозяйственных вопросов. Требования Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, администратором или бизнес-ассистентом. Высокая организованность и ответственность. Самостоятельность и инициативность. Умение работать в режиме многозадачности. Грамотная устная и письменная речь. Уверенное владение компьютером и офисными программами. Умение быстро находить необходимую информацию. Внимательность к деталям. Аккуратность и хозяйственный подход к организации офиса. Умение взаимодействовать с подрядчиками и контролировать результат. Готовность выполнять рабочие и личные поручения директора. Готовность оперативно реагировать на срочные задачи. Умение доводить поручения до готового результата. Соблюдение конфиденциальности. Опыт использования современных ИИ-инструментов будет преимуществом. Условия Оклад — 100 000 рублей на руки. Полная занятость. Работа в офисе. Работа напрямую с директором компании. Испытательный срок — 3 месяца. График работы обсуждается на собеседовании. Необходимо оставаться на связи по срочным вопросам вне основного рабочего времени. Возможность профессионального роста и расширения полномочий. Кого мы ищем Нам нужен не просто секретарь, а полноценный помощник директора и офис-менеджер в одном лице. Сотрудник должен самостоятельно следить за тем, чтобы в офисе всегда были чистота, порядок и все необходимое для работы, а поручения директора выполнялись своевременно и без постоянных напоминаний. Важно заранее замечать организационные вопросы, самостоятельно предлагать решения и доводить каждую задачу до конечного результата.