Секретарь

Описание

Обязанности: Прием звонков; Приём и регистрация входящей/исходящей корреспонденции; Взаимодействие с курьерскими службами; Оформление пропусков и административных заявок; Приём гостей, чай/кофе; Жизнеобеспечение офиса (заказ чая/кофе, воды, канцелярии в офис); Оформление командировок сотрудников; Контроль работы клининговой компании; Взаимодействие с охранной компанией; Взаимодействие с администрацией Бизнес-центра по вопросам аренды офисного помещения: административные заявки по обслуживанию офиса; согласование договоров и дополнительных соглашений к ним, отслеживание сроков и качества предоставляемых услуг; Работа с поставщиком услуг мобильной связи: контроль за расходами, аналитика по новым тарифам; Взаимодействие с нотариальной конторой: нотариальное заверение документов, организация визита руководства к нотариусу, организация визита нотариуса в офис. Обработка входящих звонков на Горячую линию Клиентской службы, первичная консультация; Оказание помощи японскому менеджменту: организация командировок; заказ такси и контроль за расходами; взаимодействие с миграционным агентством по вопросам постановки на миграционный учёт; взаимодействие с арендодателями жилья японского менеджмента и решение возникающих вопросов; выполнение личных поручений Генерального директора; решение иных задач по запросу руководства; Контроль расходов административно-хозяйственной группы, предоставление закрывающих документов в бухгалтерию на ежемесячной основе; Участие в ежегодной инвентаризации. Требования: Высшее/ неоконченное высшее образование; Опыт работы секретарем или на иной административной должности от 1 года; Уровень владения английским языком не ниже Intermediate; Знание программ: MS Word, Excel, PowerPoint; умение работать с орг. техникой; Приветствуется опыт работы в 1С. Условия: Офис расположен рядом со ст. м. Бибирево (10 минут от метро); Гибридный график работы, частичная удаленка; График работы: с 08:00 до 17:00; с 9:00 до 18:00; с 10:00 до 19:00 на выбор; Пятница сокращенный рабочий день; Компенсация расходов на питание и дорогу; Ежегодные бонусы; ДМС и страхование жизни после испытательного срока; Оформление в полном соответствии с Трудовым Кодексом РФ.