Секретарь Генерального директора

Описание

Обязанности: - Организовывать и обеспечивать Тайм-менеджмент Генерального директора Общества (подготовка расписания встреч, деловых поездок, поддержание деловых контактов); - Осуществлять прием и перераспределение телефонных звонков Общества; - Организационно - технически обеспечивать работу Генерального директора Общества (организация рабочего места, ведение отчетности- авансовый отчет); - По указанию руководителя Общества доводить его распоряжения, резолюции до руководителей подразделений и/или сотрудников Общества (по необходимостиконтроль исполнения задач); - Организовывать совещания и переговоры (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестки дня, при необходимости составление протоколов совещаний); - Работать с входящей документацией, поступившей по электронной почте и курьерским сообщением; - Работать с исходящей документацией – форматирование, корректировка писем, справок, выписок, передача на подпись, сканирование в электронный вид и прикрепление электронного образа в Систему электронного документооборота (1С); - Работать с внутренней документацией- регистрация/оформление в Систему электронного документооборота (1С): Служебные записки, докладные записки, Доверенности, Приказы, Распоряжения, поручения, протоколы совещаний; - Взаимодействовать с курьерскими службами по вопросам организации разных видов доставки рабочей документации; - Подготавливать аналитические и справочные материалы, презентации- для планерок, совещаний, отчетов Общества; - Оперативно взаимодействовать с АО «Зарубежнефть» по вопросам, касающимся Генерального директора Общества; - Выполнять отдельные служебные поручения руководства. - Принимать участие в разработке номенклатуры дел организации. - Производить формирование дел. Выполнять контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела. Определять срок хранения. - Составлять внутренние описи дел для особо ценных документов. - Работа в 1С. Документооборот, ЭДО Диадок, Microsoft Word, Excel, PowerPoint. Требования: - высшее образование; - опыт аналогичной работы не менее 3-х лет; - обязательное знание систем электронного документооборота; - знание и исполнение офисного этикета - исполнительность, неконфликтность, внимательность; - умение работать в режиме многозадачности; Условия: - территориально - метро Китай-город; - достойная заработная плата; - расширенный социальный пакет; - ДМС после испытательного срока, компенсация фитнеса, корпоративные программы заботы о сотрудниках