Делопроизводитель

Описание

Регистрация входящих, исходящих, внутренних служебных документов (в СЭД/МОСЭДО и на бумажном носителе) с заполнением регистрационной карточки (дата, индекс, автор, краткое содержание, срок исполнения) в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97‑2025. Распределение входящих писем в ЭДО и по электронной почте ответственным исполнителям с фиксацией передачи и контролем получения. Контроль своевременного исполнения резолюций, назначенных в документах; формирование напоминаний и сводных отчётов по просроченным поручениям. Проверка правильности оформления документов сотрудниками учреждения и их редактирование в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2025 (состав и расположение реквизитов, поля, шрифты, нумерация, грифы согласования/утверждения), возврат на доработку при несоответствии. Рассылка деловой переписки по адресатам, оформление сопроводительных писем, фиксация факта отправки (реестры, трек‑номера, отметки в СЭД). Формирование документационных дел в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, систематизация по срокам хранения и сдача в архив в установленные сроки. Взаимодействие с РГАЛИ (Российский государственный архив литературы и искусства) по вопросам передачи, согласования описей, предоставления документов в установленном порядке. Участие в разработке и актуализации номенклатуры дел: определение сроков хранения документов, согласование с профильными подразделениями и архивом. Контроль исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; подготовка отчётных справок по исполнению. Составление писем, проектов приказов, распоряжений, запросов, ответов авторам писем, иных документов по поручению руководителя и его заместителей; обеспечение стилистической и формальной корректности текстов. Оформление протоколов заседаний и совещаний в соответствии с установленными требованиями (повестка, список присутствующих, решения, поручения, сроки, ответственные). Координация работы курьера: контроль маршрутов, сроков доставки, оформления реестров передачи документов, фиксация фактов вручения. Исполнение обязанностей ответственного за профилактику коррупционных и иных правонарушений в объёме, предусмотренном локальными актами учреждения . Работа с документами для служебного пользования (ДСП): приём, поэкземплярный учёт и регистрация документов с грифом «ДСП» в специальном журнале и/или в СЭД с отметкой об ограниченном доступе; проверка при получении: наличие пометки «ДСП», соответствие номеров экземпляров и приложений, целостность упаковки; передача документов исполнителям строго под личную подпись в журнале учёта, исключение передачи по электронной почте или через общедоступные каналы; обеспечение режима конфиденциальности: запрет на несанкционированное копирование (только по письменному разрешению руководителя), запрет на вынос за пределы служебного помещения, контроль за хранением в запираемых шкафах/сейфах; участие в уничтожении документов ДСП по истечении сроков хранения на основании акта; оформление акта приёма‑передачи дел с документами ДСП при смене ответственного лица. Требования к кандидату Высшее образование. Грамотная устная и письменная речь, владение официально‑деловым стилем. Обязателен опыт работы в МОСЭДО (система электронного документооборота Правительства Москвы) и уверенное владение функционалом системы. Знание ГОСТ Р 7.0.8‑2013 («Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») и ГОСТ Р 7.0.97‑2025 («Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно‑распорядительная документация. Требования к оформлению документов»). Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook), навыки работы с шаблонами, стилями, автоматизацией рутинных операций. Опыт работы делопроизводителем не менее 2 лет. Понимание порядка работы с документами ограниченного доступа (в т. ч. ДСП) и требований к обеспечению конфиденциальности. Внимательность, ответственность, умение работать с большими объёмами информации и соблюдать установленные сроки.