Ассистент руководителя с функциями офис-менеджера

Описание

Наша миссия: Развиваем рынок ИЖС, создавая комфортные загородные пространства, несущие пользу поколениям. Федерация ИЖС приглашает в команду Ассистента руководителя! Мы предлагаем: - Работа в комфортном офисе в Бизнес Центре на 1 этаже в ЖК Трианон; - Рабочий день: 5/2 с 9:00 до 18:00; - Корпоративные мероприятия ; - Испытательный срок 1 месяц ; - Возможность обучения! - Возможность выйти на пробный день и оценить будущие условия работы! Если все срастается это будет первый рабочий день. Задачи на испытательный срок: Освоить структуру команды, рабочие чаты, сервисы, регламенты и порядок взаимодействия с руководителем. Самостоятельно вести календарь руководителя, ежедневную повестку и протоколы планерок без потери задач. Организовать минимум одну деловую поездку и несколько встреч руководителя под контролем на старте. Настроить понятный трекер поручений руководителя со статусами, ответственными и сроками. Самостоятельно обеспечивать административные задачи офиса и участвовать в подготовке текущих мероприятий. Основные задачи: Ведение календаря руководителя: внесение встреч и мероприятий, напоминания, приглашение участников, контроль изменений. Организация рабочего дня руководителя с учетом приоритетов, срочных задач и возможных изменений расписания. Организация деловых поездок и командировок: билеты, гостиницы, маршруты, сопровождение изменений и отмен. Организация встреч руководителя, подготовка необходимых материалов и краткой информации к встречам. Участие в планерках и рабочих встречах, ведение протоколов с фиксацией решений, ответственных и сроков. Контроль исполнения поручений руководителя, ведение списка задач. Подготовка деловых писем, документов, доверенностей и иных материалов по поручению руководителя. Ведение фин.учёта компании (обучаем, совместно с директором по фин.управлению и бухгалтерией). Коммуникация с сотрудниками, региональными менеджерами, партнерами и подрядчиками по поручению руководителя. Координация организационных вопросов при подготовке мероприятий, съездов, форумов, выставок и деловых встреч. Выполнение поручений руководителя в рамках деятельности компании. Работа с входящей корреспонденцией и звонками, распределение обращений между ответственными сотрудниками. Обеспечение жизнедеятельности офиса: канцелярия, хозяйственные товары, чай, кофе, порядок и готовность переговорной. Организация закупок для офиса и мероприятий, взаимодействие с сервисами доставки, связи, транспорта и оргтехники. Ожидаемый результат: руководитель организационно обеспечен, поручения не теряются, встречи и поездки подготовлены, офис работает бесперебойно. Требования: Требования личного характера: тактичность, конфиденциальность, доброжелательность и готовность к динамичному темпу работы. Образование: желательно высшее экономическое; Дополнительная профессиональная подготовка: курсы по работе ассистента, тайм-менеджменту, деловой переписке или организации мероприятий будут преимуществом. Опыт и стаж работы в отрасли: желательно от 1 года в event-индустрии, деловых сообществах, проектной деятельности или административной поддержке. Предпочтительный опыт работы в должностях: экономист, ассистент руководителя, личный ассистент, офис-менеджер, координатор мероприятий или проектов; желательно от 1 года. Специальные навыки и знания: ведение календаря, организация встреч и поездок, деловая переписка, протоколирование, контроль поручений, координация мероприятий, грамотная устная и письменная речь. Умение быстро расставлять приоритеты, работать в режиме многозадачности и спокойно перестраивать планы при изменении задач руководителя. Владение ПК (какие программы): Microsoft Office, Google Workspace, электронная почта, календари, мессенджеры, видеоконференции; готовность работать с сервисами бронирования, доставки, такси и связи. Дополнительные требования: проактивность, ответственность, системность, самостоятельность, внимание к деталям, стрессоустойчивость, готовность выполнять поручения руководителя в рамках деятельности компании. Условия: Подчинение: генеральному директору Ближайшие станции метро: Шелепиха, Деловой Центр, Улица 1905 года , Тестовская График работы: 5/2, выходные - суббота и воскресенье. Время работы: 9:00-18:00; . Место работы: работа в офисе; возможны выезды на мероприятия, съезды, форумы и деловые встречи. Период испытательного срока: 1 месяц. Стажировка / вводное обучение: 7 дней. Оплачивается. По окончании вводного обучения: беседа с руководителем и оценка освоения основных процессов.