Офис-менеджер/секретарь/администратор

Описание

В рекламное агентство требуется офис-менеджер (секретарь/администратор). Обязанности: Документационное обеспечение управления: - работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, ознакомление сотрудников, регистрация, учёт, хранение, формирование дел; - работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт (реестр), хранение; - работа по сбору и получению корреспонденции с юридического, почтового и фактического адресов. Работа с почтой; - работа с исходящей корреспонденцией (письма, сообщения): регистрация, передача, учёт (реестр), хранение; - оформление и регистрация, отправление писем; - учет договоров входящих и исходящих, регистрация в реестре; -прием актов/упд от бухгалтера, учет по датам и номерам; -доверенности, учет доверенностей; - составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов писем в пределах своей компетенции; - прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников учреждения, которым они предназначаются; -фиксирование полученной по телефону информации в отсутствие абонента и доведение её содержания до его сведения; - организация встреч посетителей и гостей; - ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; - соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. Обеспечение жизнедеятельности офиса: - заказ воды по мере необходимости; - заказ канцелярских товаров 1 раз в месяц согласно заявкам сотрудников; -оформление и согласование договоров с взаимодействующими структурными подразделениями, с контрагентами на предмет: предоставление транспортных услуг, услуг связи, поставки воды, доставки канцелярских товаров, оплаты коммунальных платежей и т. д.; - информирование, организация мероприятий за соблюдением сотрудниками регламента о режиме работы предприятия. Знакомство сотрудников и коллег с новой информацией в предприятии. - работа с курьером, координация работы курьера: - составление маршрутов следования; - формирование пакета документов, согласно поступившим заявкам от сотрудников. Информирование руководителя о исполнении работ; -участие в подготовке корпоративных мероприятий; -обеспечение услугами мобильной связи сотрудников предприятия; - учет товаро - материальных ценностей на предприятии с бухгалтером. (регистрация в журнале учета, присвоение номера); - взаимодействие с системным администратором на предмет беспрерывной работы оргтехники, заправка картриджей; - взаимодействие с юристом; - взаимодействие с поставщиками и подрядчиками предприятия; - выполнение поручений руководителя. ПРИЕМ ЗАКАЗОВ (по договоренности): - прием заказов на печать, дизайн, размещение рекламы; - прием, оформление, движение заказов и выдача результатов заказчику или прием звонка, установка контакта и передача готового заказа менеджеру для исполнения. - Требования: ответственность, грамотность, пунктуальность; уверенный пользователь ПК, знание офисных и графических программ, знание 1с. Условия: офис в центре города; своевременная оплата труда; комната приема пищи и отдыха, кофемашина.