Офис-менеджер

Описание

ООО «Северо-восточная компания» осуществляет строительство собственного Мультимодального транспортно-логистического комплекса в муниципальном округе Певек, Чукотка. Комплекс ориентирован на предоставление широкого спектра логистических, технических, ремонтных и иных услуг, в том числе открытое складское хранение различных видов грузов (включая минеральное сырье, контейнеры, генеральные грузы) и выполнение грузовых перевозок. Офис-менеджер (с функциями HR-поддержки и документооборота) Локация: г. Москва (офис, формат работы 5/2). Зона ответственности: Администрирование и координация офисов в Москве, Санкт-Петербурге и г. Певек (Чукотский АО). Основные задачи (чем предстоит заниматься): 1. Администрирование и координация офисов: - Обеспечение бесперебойной работы московского офиса (взаимодействие с арендодателем, БЦ, клининг, оргтехника, пропускной режим). - Удаленная координация административных вопросов офиса в Санкт-Петербурге (контроль работы локального персонала/подрядчиков, решение операционных задач). - Взаимодействие с сотрудниками/представителями в г. Певек (Чукотский АО) с учетом территориальной удаленности и часового пояса (+9 МСК): организация логистики документов и оборудования, контроль административных регламентов, координация закупок и поставок расходных материалов. 2. HR-поддержка и адаптация: - Ведение вакансий, поиск и первичный отбор кандидатов на площадке hh.ru (по заявкам руководителей отделов). - Организация процесса адаптации новых сотрудников (рабочее место, доступы, техника, учетные записи, welcome-инструктаж, знакомство с регламентами компании). - Сбор и передача кадровых документов в отдел кадров/бухгалтерию (заявления, копии документов, листы ознакомления и т.п.). 3. Документооборот, тендеры и банковский мониторинг: - Подготовка справок, писем, приказов и иных документов по запросам сотрудников и внешних контрагентов. - Размещение информации и пакетов документов на тендерных площадках (подготовка комплектов по требованиям, отслеживание сроков, внесение изменений). - Участие в подготовке документов для мониторинга банков: сбор анкет, выписок, справок, учредительных и иных документов по требованиям комплаенс-служб. - Работа в системах электронного документооборота: Контур и/или СБИС (отправка/прием документов, работа с входящими требованиями, настройка маршрутов согласования, сверка статусов). 4. Снабжение офиса и взаимодействие с отделами: - Закупка канцелярии, хозяйственных товаров, воды и иных расходных материалов для московского офиса; контроль бюджета. - Организация закупок и отправка необходимых материалов для офисов в СПб и Певеке. - Оперативное взаимодействие со всеми отделами компании (ИТ, бухгалтерия, юристы, коммерческий блок, руководство). Требования к кандидату: Опыт и профессиональные навыки: - Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником руководителя от 2-х лет (желательно в компании с филиальной структурой или распределенной командой). - Уверенное владение системами ЭДО: Контур, СБИС (или Диадок). - Опыт работы с платформой hh.ru (публикация вакансий, работа с откликами, первичный скрининг). - Опыт работы с тендерными площадками будет существенным преимуществом. - Понимание основ кадрового делопроизводства (состав заявлений, приказов, служебных записок). - Уверенный пользователь ПК (MS Office, Google Workspace, мессенджеры, Zoom/Telegram-конференции). Личные качества: - Мультизадачность: способность удерживать в фокусе задачи по трем географическим точкам и быстро переключаться между операционными и документарными задачами. - Ответственность и самостоятельность: готовность доводить задачи до результата без постоянного контроля. - Внимательность к деталям: работа с документами, цифрами и реквизитами требует высокой аккуратности. - Коммуникабельность: умение выстраивать дистанционную работу с коллегами из других городов и часовых поясов. - Стрессоустойчивость: спокойное отношение к срочным задачам, изменениям вводных и работе в условиях сжатых сроков. Условия работы: - Оформление по ТК РФ, «белая» заработная плата. - График работы: 5/2, с 8:00 до 17:00 (офис в Москве). - Испытательный срок: 3 месяца. - Корпоративная мобильная связь. - Современный офис, дружный коллектив. - Возможность профессионального.